Dr. Olimpia Curta
- Director general adjunct IT -

Procesul de digitizare a cataloagelor tradiţionale a început în august 2008 cu scanarea catalogului vechi, primul catalog al fondului general al bibliotecii, cu dorinţa ca acesta să fie arhivat şi făcut vizibil prin Internet.

Catalogul vechi, constituit din fişe de format A5 scrise de mână, a fost retroconvertit parţial în cataloage mai noi, pe fişe de dimensiune 7,5 x 12,5, dar din motive financiare şi de personal, acest proces a fost întrerupt. Accesul la acest catalog este posibil numai din sediul central al bibliotecii.

Pentru scanare s-au utilizat două scannere FUJITSU fi-6240 cu ADF (Automatic Document Feeder) care permit încărcarea în bloc a 50 de fişe, făcând procesul de scanare mult mai rapid decât în cazul scannerelor simple cu platane. Pentru trecerea în format electronic a fişelor am optat pentru o scanare la o rezoluţie de 300 dpi, color pe 24 de biţi, pentru a reda cât mai bine originalul, iar ca format de salvare s-a ales PDF/A, un format de arhivare recomandat de comunitatea internaţională pentru biblioteci digitale.

Prezentarea catalogului pe Internet se face prin pagini html organizate alfabetic pe două nivele, de unde se accesează fişiere PDF care conţin 50 de fişe sau un număr mai mic în cazul când se încheie o subgrupă alfabetică. A fost aleasă această opţiune pentru a grăbi procesul de prezentare la public, urmând ca ulterior, dacă resursele materiale şi umane ne vor permite, să le facem accesibile şi din catalogul on-line a bibliotecii. Retroconversia directă în catalogul on-line va fi un proces foarte lent având în vedere că aceste fişe sunt scrise de mână şi conţin descrieri neuniforme în 11 limbi.

Primul catalog scanat, catalogul vechi conţine 454.063 de fişe organizate în 1.074 de cutii, iar pentru prezentarea pe Internet au fost create suplimentar 9.589 PDF-uri de grupuri de fişe.

Pagina web de prezentare a fost lansată în luna aprilie 2009, fiind actualizată permanent la terminarea unei litere până la terminarea procesului în luna noiembrie a aceluiaşi an.

Proiectul a fost un succes, fapt confirmat de interesul arătat de mai multe instituţii din ţară şi din străinătate care au apreciat pozitiv atât calitatea documentelor obţinute cât şi modul de prezentare.

Procesul de digitizare continuă prin scanarea cataloagelor de colecţii speciale. Deja opt cataloage sunt accesibile din pagina cataloagelor tradiţionale digitizate http://www.bcucluj.ro/re/catalogold/.

Prin digitizarea cataloagelor reuşim să arhivăm documente relevante pentru istoria bibliotecii noastre şi să oferim acces prin Internet la informaţii legate de fonduri mai puţin cunoscute publicului larg.