Articol de Janko Tunde (Bibliotecar FSEGA)

"The only true equalizers in the world are books; the only treasure-house open to all comers is a library; the only wealth which will not decay is knowledge; the only jewel which you can carry beyond the grave is wisdom." (J. A. Langford)

Într-o societate bazată pe informaţii (societate informaţională), bibliotecile trebuie să se conformeze evoluţiei actuale a societăţii. Raţiunea de a fi a unei biblioteci o constituie cititorul şi nevoile sale informaţionale. ¹ Informaţia a revoluţionat modul de gândire, a adus modificări majore în însăşi existenţa societăţii, a schimbat toate activităţile, relaţiile şi legăturile dintre ele, iar biblioteca a devenit un "spatiu tehnologic", o importantă structura infodocumentară. Sarcinile manageriale ale bibliotecilor sunt multiple. Conceptul de management orientat strategic nu se referă doar la o activitate strictă de administrare a resurselor umane, financiare şi de patrimoniu ci şi la planificarea, coordonarea şi controlul activităţilor complexe, a fluxurilor şi a tuturor aspectelor calitative şi cantitative legate de activitatea unei biblioteci. Biblioteca modernă trebuie să-şi reconsidere conceptele şi competenţele, mijloacele şi modalităţile de acţiune.

În aceste condiţii reorganizarea şi optimizarea activităţilor unei biblioteci, constituirea unui proiect managerial actualizat constituie un demers necesar şi important în dezvoltarea acestuia în acord cu cerinţele contemporane. Misiunea Bibliotecii de ştiinţe Economice este aceea de a comunica utilizatorilor documentele aflate în colecţiile sale, de a răspunde cerinţelor complexe şi diverse de studiu, informare, documentare. Calitatea procesului de comunicare este o latură a interfeţei cu utilizatorii şi necesită o orientare profundă către utilizator.

Într-o bibliotecă universitară este necesar ca sălile de lectura să fie amenajate conform standardelor cerute de conceptul de ergonomie. Misiunea unei structuri biblioteconomice universitare este de a oferi accesul la informaţie, liber şi egal pentru toţi utilizatorii, de a promova informaţiile ştiinţifice, tehnice şi culturale, în scop didactic şi de cercetare. Acest lucru nu poate fi rezolvat fără o gândire în plan ergonomic, corespunzătoare cerinţelor utilizatorilor. Numai existenţa dotărilor tehnice poate oferi utilizatorilor accesul la multiple surse, graţie reţelelor de informare. Reformele optimizări activităţilor în bibliotecă trebuie să răspundă la întrebarea centrală, bibliotecile trebuie organizate conform unor criterii ştiinţifice?² Reorganizarea şi optimizarea activităţilor în bibliotecile univeristare au loc prin introducerea de noi strategii de management. Nevoile schimbărilor sunt de natură tehnologică, intelectuală şi socială.³

Schimbarea poate fi generată de următoarele aspecte ale activităţii unei biblioteci: financiare, creşterea numărului utilizatorilor sau apariţia unor noi aşteptări ale utilizatorilor, tehnologie infomaţională nouă. Iar în măsura în care schimbarea vizează activitatea cu publicul, trebuie să ne punem următoarea întrebare: ce nevoi au utilizatorii acum şi ce o să dorească în viitor? Planul strategic este unealta viitorului, cu ajutorul căruia bibliotecarii pot să devină actorii schimării, nu numai participanţi pasivi.⁴ La fel de important este inovaţia, creativitatea, căutând tot timplul metode noi şi creative, care să ne îndrepte către perfecţionarea serviciilor, activităţiilor şi a resurselor deţinute.⁵ Cerinţele publicului nu subliniează întotdeauna schimbările, dar declinul utitlizării tradiţionale a bibliotecii poate fi un răspuns pentru posibile nemulţumiri, sau dezinteres pentru ceea ce ele oferă în mod curent.⁶ Există ocazii când reorganizarea şi optimizarea activităţii nu este planificată, ci este o necesitate la soluţionarea unor probleme apărute în desfăsurarea activităţii de bibliotecă (ex. la introducerea împrumutului automatizat).

Biblioteca de Ştiinţe Economice şi Gestiunea Afacerilor, ca parte a Bibliotecii Centrale Universitare "Lucian Blaga", a trecut prin mai multe etape de mutare, de reorganizare a fondului şi de optimizare a activăţiilor sale. Momentan activăm/funcţionăm într-o bibliotecă modernă, cu 3 săli de lectură. Activităţile de bibliotecă se înscriu în şirul activităţilor uzuale, curente, specifice bibliotecilor filiale, cuprinzând toate segmentele activităţilor uzuale: achiziţia documentelor, prelucrarea documentelor, organizarea colecţiilor, relaţii cu publicul, activităţi administrative, cunoaşterea sistemului integrat de biblioteca Aleph etc.

Optimizarea activităţilor de bibliotecă duce implicit la creşteri considerabile atât cantitative cât şi calitative. Apare necesitatea ca biblioteca să aiba scopuri şi obiective bine definite, să răspundă la interacţiunea cu mediul universitar, să-şi definească competenţele profesionale dar şi să deţină echipamentul tehnic şi dotările corespunzatoare. Proiectele de viitor sunt legate de faptul că, trebuie să ţinem pasul cu evoluţia societăţii informaţionale. Această tendinţă ne îndrumă către folosirea tot mai frecventă a Internetului şi a motoarelor de căutare. În acest sens, achiziţionarea şi utilizarea bazelor de date online care conţin informaţii de valoare ştiinţifică din domeniul economic au devenit o necesitate, la fel scanarea unor publicaţii de interes pentru învăţământul economic superior. Suplimentarea locurilor destinate folosirii laptop-urilor (avem 10 în prezent), precum şi suplimentarea calculatoarelor necesare studiului şi consultării bazelor de date abonate (avem 12 în prezent) a devenit o necesitate imperioasă având în vedere faptul că necesităţile şi cerinţele utilizatorilor sunt mult mai mari. Problema ar putea fi rezolvată prin transformarea Sălii de Lectură nr. 3 în sală multimedia, prin aranjarea a încă unui rând de calculatoare vis-a-vis de celălalte existente, înzestrate cu tehnica corespunzătoare şi conectare lor la internet.

Concomitent cu creşterea numărului de publicaţii destinate raftului liber, se va impune şi rearanjarea publicaţiilor în sălile de lectură prin desfiinţarea unor domenii (care nu reprezintă interes pentru utilizatori ) şi/sau comasarea acestora. Ca plan de viitor peste 2-3 ani, probabil va trebui reorganizată amplasarea rafturilor. În momentul de faţă sunt aranjate de jur-împrejurul Sălilor de lectură, iar soluţia ar fi amplasarea acestora după sistemul faţă-spate pentru a putea folosi cât mai eficient spaţiul avut la dispoziţie fără a afecta numărul de locuri existente pentru studiu. Pentru a satisface cerinţa utilizatorilor privind studiul la domiciliu, soluţia pe termen scurt este creşterea fondul de publicaţii destinat împrumutului la domiciliu, prin achiziţionarea publicaţiilor în mai multe exemplare. Pe termen mediu şi lung soluţia ar fi aceea de a găsi o cale de împrumut modernă : de carte electronică.

O latură importantă a studiului în bibliotecă o reprezintă ambianţa plăcută în sălile de lectură, iar ca să rămânem o bibliotecă familială, deschisă spre noutate şi spre public, am putea amenaja nişte staţii radio/audio care să permită audiţii de muzică clasică, cu ajutorul căştilor; menţinerea unei atmosfere plăcute să se facă prin amplasarea unor fotolii lângă geamuri. Pentru a cunoaşte problemele cu care ne confruntăm în munca cu studenţii şi cea de cercetare, ar trebui stabilite întâlniri periodice cu cadrele didactice şi cercetătorii de la facultatea pe care o deservim. Comunicarea este o cale importantă, prin care putem rămâne conectaţi la cererile utilizatorilor; ar fi de preferat să se îmbogăţească conţinutul paginii de web a bibliotecii, cu poze din bibliotecă precum şi cu poze cu bibliotecari. Tot în acest demers poate fi înscrisă şi constituirea unei mailing-list, în care să-i înregistrăm pe utilizatori la înscrierea lor in bibliotecă, (cu acordul lor şi care sa fie trecut pe fisa de inscriere) ca apoi să le putem trimite informaţii privind noutăţile, regulamentul, publicaţii noi intrate, schimbări de orar etc. Poate la fel de util ar fi un alt mijloc de informare (asupra bibliotecii, regulamentului, organizarii) : redactatarea unui mic ghid de bibliotecă, pus pe site-ul biblioteci şi al facultăţii.

Alte activităţi de bibliotecă care necesită optimizare, vizează introducerea publicaţiilor în circulaţie : barcodarea publicaţiilor, iar pentru a economisi timp ar trebui sa dispunem de un aparat pentru barcoduri, ţinând cont şi de numărul mare de publicaţii intrate la filiala noastră, precum şi tendinţele care ne îndreaptă către folosirea împrumutului automatizat la circulaţia publicaţiilor periodice (în sălile de lectură se află publicaţiile periodice pe anul curent la secţiunea Noutăţi Periodice, respectiv pe anii 2007, 2008, 2009 la domeniile corespunzătoare).

Pentru optimizarea timpului alocat găsirii documentelor în bibliotecă ar fi necesară introducerea în sistemul Aleph a modululi ITEMS, o schimbare prin care putem indica repartizarea exactă pe săli a publicaţiilor (de ex. se poate introduce o specificaţie de genul "Sala I" într-un câmp liber). Putem să utilizăm tehnicile de marketing pentru organizarea expoziţiilor tematice având colaboararea cadrelor didactice şi a decanatului facultăţii. Dacă se dovedesc a fi o reuşită acestea pot fi organizate periodic.

Activitatea desfăşurată la Ghişeu, chiar dacă se desfăşoară în mod egal ca timp de servire pentru fiecare bibliotecar, crează, totuşi, o stare de oboseală şi stres, mai ales că se continuă cu ordonarea publicaţiilor servite, pe rafturi şi aranjarea domeniilor luate în custodie de fiecare bibliotecar. Este o activitate solicitantă care necesită timp şi răbdare, autocontrol, stapânire de sine - ar trebui găsită o soluţie pentru combaterea stresului. Activitatea de prelucrare se desfăşoară în condiţii optime şi mai mult decât satisfăcătoare, având în vedere că publicaţiile ajung foarte repede la dispoziţia utilizatorilor, dar alte măsuri de optimizare vor trebui adoptate în funcţie de necesităţile de studiu ale cadrelor didactice, cercetătorilor şi studenţilor din învăţământul superior economic.

În loc de concluzie, putem spune că succesul unei biblioteci universitare depinde de capacitatea noastră de a înţelege dinamismul şi complexitatea lumii academice. Datorită faptului că biblioteciile universitare au misiuni comune şi specifice, activitatea lor nu este una statică, ele trebuie să ţină pasul cu tendinţele lumii informaţionale. Dacă o să rămânem şi în viitor orientaţi către utilizatori, vom urmări tendinţele şi noutăţile apărute în profesia noastră, atunci vom continua să fim o bibliotecă modernă şi funcţională.

1. Bercovici, Sanda, Biblioteca universitară între tradiţie şi mondializare uniformizantă, Ex Ponto, Constanţa, 2007
2. Stoica, Ion, Criza în structurile infodocumentare, Ex Ponto, Constanţa, 2001
3. Sheila, Corral; Startegia tevrezes konyvtarak es informacios szolgaltatasok szamara,(Planificare strategica pentru biblioteci si servicii de informare) Budapest, OSZK, 1998, p.29.
4. Skaliczki, Judit: Startegiai tervezes, (Planificare strategica) 1996, Budapest.
5. Zecheru, Mihaela, Biblioteca publică în sistemul cunoaşterii, Cartea Universitară, Bucureşti, 2005
6. http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/069/index.php.
7. http://epa.oszk.hu/01300/01367/00152/pdf/02muhelykerdesek.pdf
8. http://bmms.ro/continut/xhtml/ro/Revista_online/Nr.2_2009/Ergonomia_2.html