utilizatorii nu pot citi cartile electronice din biblioteca pe propriile lor cititoare.
Modelul 2 - Pe termen mediu
Cartile electronice pot fi descarcate direct din catalogul bibliotecii pe dispozitivul de citire al utilizatorului, sunt sterse automat din dispozitivul de citire la sf�rsitul perioadei de �mprumut si sunt disponibile instantaneu �n catalog.
Dezavantajul acestui model este ca numai un utilizator, o singura data poate descarca o copie achizitionata a unei carti electronice.
Modelul 3 - Pe termen lung
Cartile electronice se procura la cerere, biblioteca face achizitia numai �n modul si momentul dorit de solicitant.
Acest model implica reconsiderarea modului cum sunt organizate si regasite cartile electronice, precum si politica de achizitie care este mai mult sau mai putin facuta de solicitanti.
Investitiile hard si soft, pentru aplicarea oricarui model prezentat mai sus, sunt relativ mari, cel putin pentru bibliotecile din Rom�nia.
Oricum, noua forma de distribuire a informatiei - cartea electronica - nu vine sa �nlocuiasca cartea traditionla, ci este numai o forma noua de completare a fondurilor bibliotecii. Vine �n sprijinul acestei afirmatii si modul de lectura a cartii traditionale (act ce poate avea loc �ntr-un colt linistit, chiar cu cartea pe genunchi), mod care implica participare, interpretare, imaginatie si �nfruntarea distantei.
RETROCONVERSIA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC�
Nastasia Fodorean
sef serviciu Catalogare-Clasificare
Monica Lazãr
sef birou Clasificare
Orice bibliotec�, �n momentul �nceperii procesului de informatizare, are �n spate o �viat� anterioar�", materializat� �n sute de mii de fise scrise de m�n� p�n� la fisele redactate pe calculator. Ca atare, conversia datelor este o problem� care trebuie neap�rat rezolvat�. Institutia noastr� detine mai multe cataloage alfabetice (alfabetic pe fise mari, alfabetic pe fise internationale standard, alfabetic al titlurilor de colectii, plus cataloagele periodicelor). Toate aceste cataloage se caracterizeaz� printr-o diversitate a metodelor de catalogare. Regulile de catalogare utilizate de-a lungul timpului difer� destul de mult, lucru extrem de evident la o simpl� consultare a cataloagelor. Ca atare nu se poate vorbi de un fisier bibliografic coerent din punct de vedere catalografic.
Conversia datelor ar presupune transformarea informatiei bibliografice din cataloage �n �nregistr�ri �n baza de date. Literatura de specialitate recomand� mai multe procedee pentru a realiza aceast� operatiune. Dar, oricare ar fi alegerea, operatiunea este complex� si mai ales costisitoare, care cere eforturi din partea �ntregii biblioteci. Ea nu poate fi l�sat� doar �n seama serviciului de specialitate.
Aceast� opera�iune este necesar� din cel putin dou� motive importante:
- Nu este ergonomic nici pentru utilizator dar nici pentru bibliotecar sa fac� reg�sirea informatiei �n dou� etape, una pe fisierele manuale (cu num�r limitat de accese) si una �ntr-o baz� de date (firesc, cu un numar mai mare de puncte de acces). Scopul bibliotecii este s� ofere cel mai bun serviciu utilizatorilor si, deci, nu le poate pretinde acestora s� fac� o dubl� c�utare. �n plus, o baz� de date unic� este mai eficient� pentru ambele p�rti.
- Un al doilea motiv �l constituie faptul c� un catalog traditional nu poate fi consultat dec�t �n incinta bibliotecii. Deci, nu mai putem p�stra informatia existent� numai �pentru noi�, �n conditiile �n care se profileaz� ambitiosul proiect de realizare a unui catalog national partajat, sau unul mai putin grandios - acela de legare �ntr-o retea a tuturor utilizatorilor de ALEPH din tara noastr�. Se impune de la sine concluzia c� informatia bibliografic� stocat� pe fise trebuie convertit� �n date electronice structurate �ntr-un format MARC.
Conversia datelor devine astfel o etap� necesar� pentru a se putea profita din plin de avantajele unui sistem informatizat de bibliotec�. Exist� dou� strategii principale care permit conversia datelor �n format citibil pe calculator. Biblioteca trebuie s� aleag�, �n functie de mijloacele sale financiare, de posibilit�tile personalului si de structura colectiilor, una din metodele:
- Catalogarea retrospectiv� sau
- Conversia retrospectiv�
CATALOGAREA RETROSPECTIV�
Const� �n a se recataloga documentele catalogate anterior pe fise. Recatalogarea se face lu�nd elementele bibliografice de pe documente. Este o metod� extrem de costisitoare, cer�nd mult timp pentru realizarea ei dar si personal, �ntruc�t const� �n prelucrarea fiec�rui document ca si cum ar fi nou intrat �n bibliotec�. Ea se recomand� mai ales pentru bibliotecile cu fonduri mici, sau pentru fondurile specializate (Colectii speciale, diverse donatii compacte ca fond - Marino, Gall Gabor etc.)
Acest tip de catalogare este extrem de lent� si costisitoare, dar este singura metod� prin care se obtine unicitate, adic� indiferent de anul de aparitie al documentului, el este prelucrat conform acelorasi reguli. Aceasta permite crearea unei baze de date omogene din punct de vedere al catalog�rii si, �n acela�i timp, va fi reactualizat� clasificarea si fiecare document va fi si indexat. O conectare �n retea cu alte biblioteci similare din tar� ar duce la sc�derea considerabil� a num�rului de documente catalogate si clasificate local.
CONVERSIA RETROSPECTIV�
Const� �n transformarea datelor de pe fisele de catalog �n date citibile pe calculator. Din experienta altor biblioteci reiese c� este o metod� mult mai rapid�, �ns� implic� o important� participare a personalului bibliotecii si, de cele mai multe ori, este efectuat� de c�tre firme specializate �n acest tip de prelucrare a datelor (avem exemplul Bibliotecii Judetene Cluj).
�n general, procedura const� �n �nregistrarea �n baza de date a elementelor bibliografice existente pe fisele de catalog. Inconvenientul este c� �nregistrarea datelor se face f�r� documentul �n sine, ceea ce pretinde un grad ridicat de concentare pentru a �nregistra datele conform regulilor actuale ale sistemului. Chiar dac� operatiunea se face �n incinta bibliotecii, o perioad� biblioteca nu se poate folosi de o parte a fi�ierului �ntruc�t se prefer� s� se lucreze dup� fisele originale si nu dup� copii, microfilme etc. Microfilmarea sau copierea fiselor implic� mari cheltuieli, �n schimb biblioteca poate folosi cataloagele originale.
Conversia datelor se poate realiza deci, fie prin angajarea unei firme specializate fie prin constituirea unor echipe formate din personalul calificat al bibliotecii, care realizeaz� lucr�rile necesare �nafara sarcinilor curente.
Ambele c�i implic� angajarea resurselor financiare necesare pl�tii acestor servicii sau activit�ti, supervizarea corectitudinii, unit�tii si consecventei fiind asigurat� de serviciul tehnic de specialitate.
Angajarea unei firme degreveaz� complet biblioteca de aceast� activitate, timpul util al bibliotecii si bibliotecarului fiind �ndreptat exclusiv spre �mbun�t�tirea calit�tii serviciilor prestate utilizatorilor. Este calea ideal�, dar si cea mai costisitoare din punct de vedere financiar.
Realizarea conversiei cu ajutorul personalului bibliotecii, chiar dac� angajeaz� resurse financiare pentru plata orelor prestate de "echipa casei" este mai ieftin�, deoarece organizarea procesului, desf�surarea �n incint� a retroconversiei economiseste fondurile necesare microfilm�rii sau copierii fiselor si presupune deopotriva accesul direct la fisele catalogului de serviciu c�t si la publicatii, neafect�nd consultarea de c�tre public a catalogului traditional. Efortul organizatoric este mai mare, cheltuielile financiare mai mici.
Indiferent de metoda care se va adopta �n biblioteca noastr�, �n continuare vom numi aceast� operatiune "retroconversie".
Biblioteca noastr� a efectuat deja primii pasi �n operatiunea de retroconversie a fondurilor sale. Prima etap� a constat �n catalogarea publicatiilor sectiei de �mprumut - raft liber. A doua etapa, s-a materializat �n depistarea cotelor acelorasi publicatii �n fondul general si introducerea acestora pe �nregistr�rile efectuate. O a treia etap� a constat �n depistarea cotelor pentru publicatiile apartin�nd depozitului legal �n fondul general, operatiune obligatorie la acea dat�, �ntruc�t existenta �n baza de date doar a cotei de depozit legal determina o circulatie si uzur� �n acelasi timp a publicatiilor din acest fond.
�n momentul de fat� - accentul �n operatiunea de retroconversie trebuie s� se concentreze la bibliotecile filiale. Dac� exist� deja instalat softul, bibliotecile filiale pot s�-si identifice propriile publicatii �n baza de date si s�-si adauge doar elementele de identificare: cote, inventare, barcoduri etc. Acest lucru nu se poate realiza dec�t cu asistent� din partea serviciului de specialitate.
ORGANIZAREA RETROCONVERSIE SI CONSTITUIREA ECHIPEI. VARIANTE
Nastasia Fodorean
sef serviciu Catalogare-Clasificare
Monica Lazãr
sef birou Clasificare
VARIANTA I.
- Fiecare catalogator responsabil de 1-2 formate din fondul general va face o verificare a cotelor introduse �n baza de date, �ncep�ndu-se cu prima cota p�na la ultima din r�ndul respectiv. Am sesizat absenta din baza de date a unor cote, si, ca atare, se va depista �n registrul topografic vedeta pentru cota respectiva, publicatia va fi identificata �n baza de date si i se vor atasa cota precum si toate numerele de inventar (exemplarele). �n cazul �n care publicatia nu exista �n baza de date se impune catalogarea acesteia.
- �n etapa urmatoare se va �ncepe catalogarea publicatiilor inexistente in baza de date, �n ordine descrescatoare a cotelor, �ncep�ndu-se cu formatul I, c�te 4 metri, si continu�ndu-se cu celelalte formate - p�na la formatul VIII. Se va re�ncepe cu formatul I abia atunci c�nd s-a terminat un perete dintr-o �ncapere a depozitului, evit�ndu-se astfel �ncurcaturile.
- Catalogarea va consta �n introducerea elementelor bibliografice culese de pe publicatie, iar �n cazul unor publicatii cu grad sporit de dificultate se va recurge si la confruntarea cu fisa principala din catalogul alfabetic.
- Numarul de publicatii scoase din depozit si transportate �n Serviciul de Catalogare va fi comunicat cu o zi �nainte. Publicatiile nu vor stationa �n Serviciul de Catalogare mai mult de 24 de ore, pentru ca acestea sa poata fi servite �n salile de lectura.
- Toate publicatiile introduse �n baza de date vor fi clasificate si indexate, fie odata cu catalogarea acestora, fie �ntr-o etapa ulterioara, �n functie de prioritatile sectiei de clasificare.
- Se va �nfiinta un caiet �n care vor fi notate toate problemele ivite pe parcurs..
- Cartile �mprumutate vor fi catalogate dupa fisele din catalogul alfabetic de serviciu.
- La restituirea publicatiilor, personalul din depozit va verifica daca publicatia are sau nu barcod, iar �n cazul �n care acesta lipseste depozitarul va aplica barcodul pe publicatie si-l va introduce �n baza de date.
VARIANTA II.
Personalul Serviciului tehnic de Catalogare-Clasificare are ca prioritate prelucrarea curenta, retroconversia devine obiectul activitatii sale numai �n masura �n care nu se poate constitui o echipa calificata, care sa participe efectiv, partial sau total, la retroconversie. �n mod normal, catalogarea-clasificare ar trebui numai sa supervizeze calitatea descrierilor bibliografice introduse �n baza de date online si, foarte important, sa asigure ca si p�na acum, formarea de specialitate a bibliotecarilor care vor face parte din echipa.
Activitatea de retroconversie trebuie sa se desfasoare continuu, ritmic si av�nd la baza reguli clare de prelucrare unitara (vezi Anexa) pentru ca rezultatele ei sa se concretizeze �ntr-un numa semnificativ de titluri introduse �n baza online.
Din aceste motive consideram ca trebuie constituita o echipa de minimum 4 - 6 bibliotecari care sa faca retroconversie. Ar trebui identificati �ntr-o prima etapa bibliotecarii care acopera competente de prelucrare, care lucreaza �n servicii tehnice sau la circulatie si pot, alaturi de personalul catalogarii-clasificarii sau independent, sa efectueze retroconversie. Organizarea tuturor acestor operatiuni impune sa luam �n considerare timpul de lucru necesar: �n programul celor 8 ore de munca sau �n timp suplimentar. Timpul suplimentar trebuie platit, acumularea de sarcini si noi activitati trebuie recompensata.
�n consecinta, s�nt necesare fonduri pentru retroconversie, care ar putea fi asigurate fie printr-un proiect de finantare, fie prin contributia Universitatii, mai ales �n conditiile �n care din echipa ar face parte si studenti, care ar primi o plata orara.
Acestor probleme se adauga cele de acces la baza si de posturi de lucru. Posturile s�nt libere numai �ntr-un anumit orar si numai �n anumite puncte de biblioteca.
Din aceste motive, �n acest punct, nu putem formula dec�t propuneri care se constituie �n variante de organizare si desfasurare a retroconversiei, activitate complexa ale carei prioritati, operatiuni si resurse trebuie discutate astfel �nc�t decizia adoptata sa permita obtinerea unor rezultate multumitoare.
ANEXA
REGULI UNITARE PENTRU INTRODUCEREA �N BAZA DE DATE A ELEMENTELOR BIBLIOGRAFICE SI A CELOR DE IDENTIFICARE A PUBLICATIEI (COTA, INVENTAR, BARCOD)
a. Elemente bibliografice obligatorii:
- autor. Daca o publicatie are p�na la trei autori, �n baza de date �n c�mpul 700 se va introduce doar numele primului autor. Daca publicatia are mai mult de 3 autori, nu se va introduce nici un autor ci doar titlul publicatiei
NOTA: Numele de familie se va introduce �n c�mpul 700 - subc�mpul a, integral cu majuscule, iar prenumele �n subc�mpul b
- titlul publicatiei. Se va introduce doar titlul propriu-zis al publicatiei, renunt�ndu-se la informatiile la titlu, indiferent de importanta acestora (c�mpul 200, subc�mpul a)
- anul de aparitie al publicatiei
- ISBN
b. Elemente de identificare a publicatiei - altele dec�t cele bibliografice
- barcodul
- cota publicatiei
- inventarul
NOTA:
- Daca la o publicatie exista mai multe exemplare sau volume se vor introduce toate numerele de inventar si nu numai numarul de inventar al exemplarului cerut �n sala
- Numerele de inventar si cotele publicatiilor dublete sau completari de volum la cote deja introduse �n baza de date vor fi operate de catre Serviciul de Catalogare
- Daca o publicatie este �mprumutata la data cererii titlului respectiv, se va opera �mprumutul �n baza de date sau, ca alternativa, numarul de inventar si barcodul vor fi introduse la data restituirii exemplarului
- Daca o publicatie este pierduta si ea este reflectata �n baza de date, se va mentiona acest lucru �n Items statut - codul 92, fara �nsa a sterge descrierea din baza de date.
1. Verificarea corectitudinii datelor introduse
- se va realiza prin confruntarea elementelor bibliografice de pe publicatie cu cele introduse �n baza de date
- se vor desemna persoane din cadrul Serviciului de Catalogare care odata cu verificarea corectitudinii vor introduce si restul elementelor bibliografice.
- Persoanele desemnate vor efectua operatiunea �n aceeasi zi, cu conditia ca numarul publicatiilor selectate sa nu depaseasca cifra de 50 de titluri/zi iar predarea lor �n cadrul serviciului sa se faca la ora 7,30 a zilei respective
2. Completarea elementelor bibliografice lipsa
- se va realiza �n conditiile enumerate la punctul anterior. Predarea �n depozit a publicatiilor se va face pe masura introducerii lor �n baza de date, pe parcurusul aceleiasi zile, �n loturi de c�te 10 titluri
