Cartea electronică - o nouă formă de distribuire a informatiei

Olimpia Curta
sef serviciu Laboratorul de Informatica

• se pot împrumuta numai cartile instalate pe astfel de cititoare portabile
• limiteaza alegerea pentru cititori
• utilizatorii nu pot citi cartile electronice din biblioteca pe propriile lor cititoare.
  Modelul 2 - Pe termen mediu
  Cartile electronice pot fi descarcate direct din catalogul bibliotecii pe dispozitivul de citire al utilizatorului, sunt sterse automat din dispozitivul de citire la sfârsitul perioadei de împrumut si sunt disponibile instantaneu în catalog.
  Dezavantajul acestui model este ca numai un utilizator, o singura data poate descarca o copie achizitionata a unei carti electronice.
  Modelul 3 - Pe termen lung
  Cartile electronice se procura la cerere, biblioteca face achizitia numai în modul si momentul dorit de solicitant.
  Acest model implica reconsiderarea modului cum sunt organizate si regasite cartile electronice, precum si politica de achizitie care este mai mult sau mai putin facuta de solicitanti.
  
  Investitiile hard si soft, pentru aplicarea oricarui model prezentat mai sus, sunt relativ mari, cel putin pentru bibliotecile din România.
  Oricum, noua forma de distribuire a informatiei - cartea electronica - nu vine sa înlocuiasca cartea traditionla, ci este numai o forma noua de completare a fondurilor bibliotecii. Vine în sprijinul acestei afirmatii si modul de lectura a cartii traditionale (act ce poate avea loc într-un colt linistit, chiar cu cartea pe genunchi), mod care implica participare, interpretare, imaginatie si înfruntarea distantei.
  
  
  
  

  ---

  
  
  
  
  RETROCONVERSIA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ
  
  

  Nastasia Fodorean
  sef serviciu Catalogare-Clasificare

  Monica Lazãr
  sef birou Clasificare

  
  Orice bibliotecă, în momentul începerii procesului de informatizare, are în spate o “viată anterioară", materializată în sute de mii de fise scrise de mînă pînă la fisele redactate pe calculator. Ca atare, conversia datelor este o problemă care trebuie neapărat rezolvată. Institutia noastră detine mai multe cataloage alfabetice (alfabetic pe fise mari, alfabetic pe fise internationale standard, alfabetic al titlurilor de colectii, plus cataloagele periodicelor). Toate aceste cataloage se caracterizează printr-o diversitate a metodelor de catalogare. Regulile de catalogare utilizate de-a lungul timpului diferă destul de mult, lucru extrem de evident la o simplă consultare a cataloagelor. Ca atare nu se poate vorbi de un fisier bibliografic coerent din punct de vedere catalografic.
  Conversia datelor ar presupune transformarea informatiei bibliografice din cataloage în înregistrări în baza de date. Literatura de specialitate recomandă mai multe procedee pentru a realiza această operatiune. Dar, oricare ar fi alegerea, operatiunea este complexă si mai ales costisitoare, care cere eforturi din partea întregii biblioteci. Ea nu poate fi lăsată doar în seama serviciului de specialitate.
  Această operaţiune este necesară din cel putin două motive importante:
  1. Nu este ergonomic nici pentru utilizator dar nici pentru bibliotecar sa facă regăsirea informatiei în două etape, una pe fisierele manuale (cu număr limitat de accese) si una într-o bază de date (firesc, cu un numar mai mare de puncte de acces). Scopul bibliotecii este să ofere cel mai bun serviciu utilizatorilor si, deci, nu le poate pretinde acestora să facă o dublă căutare. În plus, o bază de date unică este mai eficientă pentru ambele părti.
  2. Un al doilea motiv îl constituie faptul că un catalog traditional nu poate fi consultat decât în incinta bibliotecii. Deci, nu mai putem păstra informatia existentă numai “pentru noi”, în conditiile în care se profilează ambitiosul proiect de realizare a unui catalog national partajat, sau unul mai putin grandios - acela de legare într-o retea a tuturor utilizatorilor de ALEPH din tara noastră. Se impune de la sine concluzia că informatia bibliografică stocată pe fise trebuie convertită în date electronice structurate într-un format MARC.
  Conversia datelor devine astfel o etapă necesară pentru a se putea profita din plin de avantajele unui sistem informatizat de bibliotecă. Există două strategii principale care permit conversia datelor în format citibil pe calculator. Biblioteca trebuie să aleagă, în functie de mijloacele sale financiare, de posibilitătile personalului si de structura colectiilor, una din metodele:
  1. Catalogarea retrospectivă sau
  2. Conversia retrospectivă
  CATALOGAREA RETROSPECTIVĂ
  
  Constă în a se recataloga documentele catalogate anterior pe fise. Recatalogarea se face luînd elementele bibliografice de pe documente. Este o metodă extrem de costisitoare, cerînd mult timp pentru realizarea ei dar si personal, întrucît constă în prelucrarea fiecărui document ca si cum ar fi nou intrat în bibliotecă. Ea se recomandă mai ales pentru bibliotecile cu fonduri mici, sau pentru fondurile specializate (Colectii speciale, diverse donatii compacte ca fond - Marino, Gall Gabor etc.)
  Acest tip de catalogare este extrem de lentă si costisitoare, dar este singura metodă prin care se obtine unicitate, adică indiferent de anul de aparitie al documentului, el este prelucrat conform acelorasi reguli. Aceasta permite crearea unei baze de date omogene din punct de vedere al catalogării si, în acelaşi timp, va fi reactualizată clasificarea si fiecare document va fi si indexat. O conectare în retea cu alte biblioteci similare din tară ar duce la scăderea considerabilă a numărului de documente catalogate si clasificate local.
  
  CONVERSIA RETROSPECTIVĂ
  
  Constă în transformarea datelor de pe fisele de catalog în date citibile pe calculator. Din experienta altor biblioteci reiese că este o metodă mult mai rapidă, însă implică o importantă participare a personalului bibliotecii si, de cele mai multe ori, este efectuată de către firme specializate în acest tip de prelucrare a datelor (avem exemplul Bibliotecii Judetene Cluj).
  În general, procedura constă în înregistrarea în baza de date a elementelor bibliografice existente pe fisele de catalog. Inconvenientul este că înregistrarea datelor se face fără documentul în sine, ceea ce pretinde un grad ridicat de concentare pentru a înregistra datele conform regulilor actuale ale sistemului. Chiar dacă operatiunea se face în incinta bibliotecii, o perioadă biblioteca nu se poate folosi de o parte a fişierului întrucît se preferă să se lucreze după fisele originale si nu după copii, microfilme etc. Microfilmarea sau copierea fiselor implică mari cheltuieli, în schimb biblioteca poate folosi cataloagele originale.
  Conversia datelor se poate realiza deci, fie prin angajarea unei firme specializate fie prin constituirea unor echipe formate din personalul calificat al bibliotecii, care realizează lucrările necesare înafara sarcinilor curente.
  Ambele căi implică angajarea resurselor financiare necesare plătii acestor servicii sau activităti, supervizarea corectitudinii, unitătii si consecventei fiind asigurată de serviciul tehnic de specialitate.
  Angajarea unei firme degrevează complet biblioteca de această activitate, timpul util al bibliotecii si bibliotecarului fiind îndreptat exclusiv spre îmbunătătirea calitătii serviciilor prestate utilizatorilor. Este calea ideală, dar si cea mai costisitoare din punct de vedere financiar.
  Realizarea conversiei cu ajutorul personalului bibliotecii, chiar dacă angajează resurse financiare pentru plata orelor prestate de "echipa casei" este mai ieftină, deoarece organizarea procesului, desfăsurarea în incintă a retroconversiei economiseste fondurile necesare microfilmării sau copierii fiselor si presupune deopotriva accesul direct la fisele catalogului de serviciu cît si la publicatii, neafectând consultarea de către public a catalogului traditional. Efortul organizatoric este mai mare, cheltuielile financiare mai mici.
  Indiferent de metoda care se va adopta în biblioteca noastră, în continuare vom numi această operatiune "retroconversie".
  Biblioteca noastră a efectuat deja primii pasi în operatiunea de retroconversie a fondurilor sale. Prima etapă a constat în catalogarea publicatiilor sectiei de împrumut - raft liber. A doua etapa, s-a materializat în depistarea cotelor acelorasi publicatii în fondul general si introducerea acestora pe înregistrările efectuate. O a treia etapă a constat în depistarea cotelor pentru publicatiile apartinînd depozitului legal în fondul general, operatiune obligatorie la acea dată, întrucît existenta în baza de date doar a cotei de depozit legal determina o circulatie si uzură în acelasi timp a publicatiilor din acest fond.
  În momentul de fată - accentul în operatiunea de retroconversie trebuie să se concentreze la bibliotecile filiale. Dacă există deja instalat softul, bibliotecile filiale pot să-si identifice propriile publicatii în baza de date si să-si adauge doar elementele de identificare: cote, inventare, barcoduri etc. Acest lucru nu se poate realiza decât cu asistentă din partea serviciului de specialitate.
  
  
  
  
  

  ---

  
  
  
  ORGANIZAREA RETROCONVERSIE SI CONSTITUIREA ECHIPEI. VARIANTE

  Nastasia Fodorean
  sef serviciu Catalogare-Clasificare

  Monica Lazãr
  sef birou Clasificare

  VARIANTA I.
  
  
  1. Fiecare catalogator responsabil de 1-2 formate din fondul general va face o verificare a cotelor introduse în baza de date, începîndu-se cu prima cota pîna la ultima din rîndul respectiv. Am sesizat absenta din baza de date a unor cote, si, ca atare, se va depista în registrul topografic vedeta pentru cota respectiva, publicatia va fi identificata în baza de date si i se vor atasa cota precum si toate numerele de inventar (exemplarele). În cazul în care publicatia nu exista în baza de date se impune catalogarea acesteia.
  2. În etapa urmatoare se va începe catalogarea publicatiilor inexistente in baza de date, în ordine descrescatoare a cotelor, începîndu-se cu formatul I, cîte 4 metri, si continuîndu-se cu celelalte formate - pîna la formatul VIII. Se va reîncepe cu formatul I abia atunci cînd s-a terminat un perete dintr-o încapere a depozitului, evitîndu-se astfel încurcaturile.
  3. Catalogarea va consta în introducerea elementelor bibliografice culese de pe publicatie, iar în cazul unor publicatii cu grad sporit de dificultate se va recurge si la confruntarea cu fisa principala din catalogul alfabetic.
  4. Numarul de publicatii scoase din depozit si transportate în Serviciul de Catalogare va fi comunicat cu o zi înainte. Publicatiile nu vor stationa în Serviciul de Catalogare mai mult de 24 de ore, pentru ca acestea sa poata fi servite în salile de lectura.
  5. Toate publicatiile introduse în baza de date vor fi clasificate si indexate, fie odata cu catalogarea acestora, fie într-o etapa ulterioara, în functie de prioritatile sectiei de clasificare.
  6. Se va înfiinta un caiet în care vor fi notate toate problemele ivite pe parcurs..
  7. Cartile împrumutate vor fi catalogate dupa fisele din catalogul alfabetic de serviciu.
  8. La restituirea publicatiilor, personalul din depozit va verifica daca publicatia are sau nu barcod, iar în cazul în care acesta lipseste depozitarul va aplica barcodul pe publicatie si-l va introduce în baza de date.
  
  
  VARIANTA II.
  
  Personalul Serviciului tehnic de Catalogare-Clasificare are ca prioritate prelucrarea curenta, retroconversia devine obiectul activitatii sale numai în masura în care nu se poate constitui o echipa calificata, care sa participe efectiv, partial sau total, la retroconversie. În mod normal, catalogarea-clasificare ar trebui numai sa supervizeze calitatea descrierilor bibliografice introduse în baza de date online si, foarte important, sa asigure ca si pîna acum, formarea de specialitate a bibliotecarilor care vor face parte din echipa.
  Activitatea de retroconversie trebuie sa se desfasoare continuu, ritmic si avînd la baza reguli clare de prelucrare unitara (vezi Anexa) pentru ca rezultatele ei sa se concretizeze într-un numa semnificativ de titluri introduse în baza online.
  Din aceste motive consideram ca trebuie constituita o echipa de minimum 4 - 6 bibliotecari care sa faca retroconversie. Ar trebui identificati într-o prima etapa bibliotecarii care acopera competente de prelucrare, care lucreaza în servicii tehnice sau la circulatie si pot, alaturi de personalul catalogarii-clasificarii sau independent, sa efectueze retroconversie. Organizarea tuturor acestor operatiuni impune sa luam în considerare timpul de lucru necesar: în programul celor 8 ore de munca sau în timp suplimentar. Timpul suplimentar trebuie platit, acumularea de sarcini si noi activitati trebuie recompensata.
  În consecinta, sînt necesare fonduri pentru retroconversie, care ar putea fi asigurate fie printr-un proiect de finantare, fie prin contributia Universitatii, mai ales în conditiile în care din echipa ar face parte si studenti, care ar primi o plata orara.
  Acestor probleme se adauga cele de acces la baza si de posturi de lucru. Posturile sînt libere numai într-un anumit orar si numai în anumite puncte de biblioteca.
  Din aceste motive, în acest punct, nu putem formula decît propuneri care se constituie în variante de organizare si desfasurare a retroconversiei, activitate complexa ale carei prioritati, operatiuni si resurse trebuie discutate astfel încît decizia adoptata sa permita obtinerea unor rezultate multumitoare.
  
  ANEXA
  
  REGULI UNITARE PENTRU INTRODUCEREA ÎN BAZA DE DATE A ELEMENTELOR BIBLIOGRAFICE SI A CELOR DE IDENTIFICARE A PUBLICATIEI (COTA, INVENTAR, BARCOD)
  
  a. Elemente bibliografice obligatorii:
  • autor. Daca o publicatie are pîna la trei autori, în baza de date în câmpul 700 se va introduce doar numele primului autor. Daca publicatia are mai mult de 3 autori, nu se va introduce nici un autor ci doar titlul publicatiei
    NOTA: Numele de familie se va introduce în câmpul 700 - subcâmpul a, integral cu majuscule, iar prenumele în subcâmpul b
  • titlul publicatiei. Se va introduce doar titlul propriu-zis al publicatiei, renuntându-se la informatiile la titlu, indiferent de importanta acestora (câmpul 200, subcâmpul a)
  • anul de aparitie al publicatiei
  • ISBN
  
  
  b. Elemente de identificare a publicatiei - altele decât cele bibliografice
  • barcodul
  • cota publicatiei
  • inventarul
  
  NOTA:
  • Daca la o publicatie exista mai multe exemplare sau volume se vor introduce toate numerele de inventar si nu numai numarul de inventar al exemplarului cerut în sala
  • Numerele de inventar si cotele publicatiilor dublete sau completari de volum la cote deja introduse în baza de date vor fi operate de catre Serviciul de Catalogare
  • Daca o publicatie este împrumutata la data cererii titlului respectiv, se va opera împrumutul în baza de date sau, ca alternativa, numarul de inventar si barcodul vor fi introduse la data restituirii exemplarului
  • Daca o publicatie este pierduta si ea este reflectata în baza de date, se va mentiona acest lucru în Items statut - codul 92, fara însa a sterge descrierea din baza de date.
  
  1. Verificarea corectitudinii datelor introduse
  
  
  • se va realiza prin confruntarea elementelor bibliografice de pe publicatie cu cele introduse în baza de date
  • se vor desemna persoane din cadrul Serviciului de Catalogare care odata cu verificarea corectitudinii vor introduce si restul elementelor bibliografice.
  • Persoanele desemnate vor efectua operatiunea în aceeasi zi, cu conditia ca numarul publicatiilor selectate sa nu depaseasca cifra de 50 de titluri/zi iar predarea lor în cadrul serviciului sa se faca la ora 7,30 a zilei respective
  
  2. Completarea elementelor bibliografice lipsa
  
  - se va realiza în conditiile enumerate la punctul anterior. Predarea în depozit a publicatiilor se va face pe masura introducerii lor în baza de date, pe parcurusul aceleiasi zile, în loturi de câte 10 titluri