Articol de Gheorghe Sorin Ciuhuţă
( Ştiinţa informării şi documentării, anul 2,
Facultatea de Istorie şi Filozofie, Universitatea "Babeş-Bolyai" Cluj-Napoca)

Din punct de vedere arhivistic, în momentul în care vorbim despre documente, facem referire la acele înregistrări care nu mai sunt folosite în activitatea de zi cu zi, dar care, datorită informaţiilor deţinute, prezintă un interes ulterior. Operaţiunile arhivistice abordează documentul din momentul creării lui până la păstrarea sau distrugerea acestuia. Toate aceste operaţiuni, însoţite de instrumentele de evidenţă, au ca scop prezervarea informaţiei şi accesibilitatea acesteia. Acumulările de documente cât şi instituţiile care le administrează au fost şi sunt într-o continuă luptă pentru manipularea şi administrarea documentelor de arhivă. Pentru a susţine aceste acţiuni au fost încercate şi dezvoltate continuu noi instrumente.

Arhivele îşi justifică existenţa datorită informaţiei cuprinsă în documente, însă aceasta îşi pierde din valoare dacă ea nu este sau nu poate fi accesată. Posibilitatea de accesare a informaţiei, a fost ideea principală care a stat baza tuturor eforturilor de organizare şi manipulare a documentelor. Evoluţia în timp a scrisului cât şi a suportului, a determinat o acumulare continuă a informaţiei. Cu cât cantitatea documentelor de arhivă a crescut, cu atât şi eforturile depuse pentru stăpânirea acestora au crescut şi diversificat, necesitând noi metode şi implicaţii materiale.

Ca în toate domeniile de activitate, procesoarele şi sistemele de comunicaţii aflate în continuă expansiune, au influenţat ireversibil şi abordările asupra activităţii arhivistice. Mai mult, în sfera acestei activităţi şi-a făcut apariţia documentul electronic, care la rândul său ridică noi probleme şi abordări. Toate descoperirile care au afectat scrisul de-a lungul istoriei au determinat o creştere progresivă a cantităţii documentelor, noua tehnologie a provocat la rândul ei o cantitate imensă de informaţie, de aceasta dată informaţia digitală. Noile capacităţi de comunicaţie au împins informaţia la un nivel global.

Arhivele digitale sunt recunoscute ca o componentă crucială a infrastructurii informaţiei în secolul 21. În multe locuri din lume, proiectele de cercetare nu pot fi concepute fără a avea acces la noua tehnologie pentru administrarea şi manipularea informaţiei digitale. Datorită noutăţii domeniului, prezervarea digitală cunoaşte o continuă schimbare, programele care abordează prezervarea digitală sunt marcate constant de ultimele schimbări şi iniţiative.

Posibilităţile extinse ale tehnologiei şi avantajele privind accesibilitatea informaţiei digitale au determinat apariţia procesului de conversie a materialului care la originea sa a fost creat în alt format şi ulterior adus într-o formă electronică. Avantaje esenţiale ale documentului electronic, acces imediat nerestricţionat de locaţie şi timp, fapt imposibil de realizat în modul tradiţional al arhivelor actuale. Scopurile urmărite: o deschidere mai mare pentru cei interesaţi, existenţi şi potenţiali utilizatori. Digitizarea, în schimbul avantajului pe care îl oferă, acela al accesibilităţii, are şi dificultăţile ei şi acestea privesc prezervarea. Totuşi, digitizarea este privită ca un fapt de real progres ceea ce a determinat mulţi specialişti să considere digitizarea ca fiind cheia pentru păstrarea valorilor arhivistice în folosul generaţiilor următoare. Materialele arhivistice destinate conversiei, de obicei, includ materiale nepublicate cum ar fi corespondenţa sau înregistrările unor instituţii, fotografii, filme, benzi video, foi publicitare, materiale diverse de la bilete de tren până la manuscrise. Observăm că fiecare arhivă este complexă şi unică la rândul ei.

Înainte de a efectua prima digitizare trebuie întreprinse eforturi de a înţelege nevoile particulare ale fiecărei arhive, modul de păstrare şi organizare a materialului, istoricul lui şi aspectul administrativ în care se încadrează, capacităţile şi modalităţile de lucru în cadrul instituţiei păstrătoare de arhivă, resursele umane, condiţiile şi normele de lucru. Cunoscând aceste aspecte se poate trece la schiţarea unei soluţii unice care permite o digitizare a materialului.

Digitizarea materialului arhivistic reprezintă un proces elaborat, de aceea el trebuie să se împlinească în cadrul unui proiect. Derularea unui proiect de digitizare este un deziderat al majorităţii organismelor şi mai ales, ale celor care manipulează informaţie. Numărul proiectelor de acest gen care se află în derulare este foarte mare, putem face chiar afirmaţia că asistăm la o adevărată modă. Inerent, explozia articolelor, publicaţiilor, normelor, ghidurilor, standardelor legate de acest subiect atinge nivelul unui fenomen.

Iniţierea unui proiect de digitizare presupune în prealabil o informare asupra capacităţilor tehnologice, a metodelor de abordare, standarde aplicabile, norme sau îndrumătoare şi orice sursă informaţională considerată ca necesară. În urma documentării va rezulta un câmp informaţional care va contribui la crearea unei metodologii de lucru cât mai adecvată scopului propus, metodologie creată astfel pe experienţele anterioare ale altor instituţii care au derulat proiecte de acelaşi gen. Experienţa altora reprezintă cel mai bun ghid de bună practică.

Practica întreprinsă a determinat apariţia unor norme metodologice care s-au impus ca standarde de facto, acestea au fost completate de cercetări iniţiate tocmai în depistarea şi stabilirea de reguli general valabile din dorinţa de a asigura o corespondenţă a datelor şi a depăşi limitările culturale.

După cum am menţionat, instrumentele de evidenţă ne oferă o modalitate de control asupra documentelor. Aceste instrumente îndeplinesc rolul de îndrumător în depistarea informaţiei conţinută de un document cât şi pe cel de depistare a poziţiei fizice. În modalităţile de control se conturează două direcţii, o direcţie care furnizează căi de acces spre conţinutul documentului şi ne permite un control intelectual asupra documentului (titlu, denumire, data constituirii, date extreme, limba, etc.) şi cealaltă direcţie care ne oferă un control fizic asupra documentului (locaţie, suporţi, dimensiuni, etc.). Aceste aspecte de control au fost conştientizate şi conturate din faza de concepţie al unui sistem de descriere a documentelor.

Dezvoltarea sistemului Encoded Archival Description (EAD) a reprezentat iniţiativa Universităţii Berkeley din California, prin care se urmărea crearea unui sistem de descriere unitar pentru documentele create de arhive, biblioteci, muzee, cu referire directă la instrumentele de evidenţă inventare, registre, indecşi şi alte tipuri de instrumente. Acest sistem se dorea un suport general valabil pentru manipularea documentelor. Idea a apărut în momentul în care a fost conştientizată ponderea crescândă a reţelelor de comunicaţii în accesarea informaţiei. S-a demarat cu o abordare multidisciplinară, un rol esenţial l-a reprezentat cooperarea cu specialişti ai altor instituţii. Sistemul de descriere nu a fost gândit, după cum am menţionat, doar pentru documentele de arhivă ci s-a dorit ca acesta să se preteze şi disciplinelor apropiate.

Punctele urmărite de specialişti în elaborarea standardului, se doreau ca un real ajutor în accesarea informaţiilor deţinute în unităţile descrise şi constituirea relaţiilor între diferitele nivele de descriere, păstrarea relaţiilor ierarhice existente, cuprinderea informaţiilor descriptive inerente de la un nivel de descriere la altul, abilitatea de mutare în cadrul sistemului informaţional ierarhic şi nu în ultimul rând un suport pentru elementele de indexare şi regăsire.

După cum am menţionat scopul standardului EAD este de a face accesibile documentele de arhivă din instituţiile deţinătoare pentru toţi utilizatorii. Pe plan internaţional însă, se utilizează o serie de practici de descriere divergente, practici care trebuie să se regăsească într-o măsură mai mare sau mai mică în standardul propus şi să răspundă unei cât mai largi arii al contextului arhivistic din diferitele instituţii. Pretenţiile unui standard trebuie să îndeplinească exigenţele celor care îl folosesc prin furnizarea informaţiilor dorite într-un limbaj general valabil. Elementele folosite şi atributele acestora să aibă un limbaj universal pentru a permite un schimb internaţional.

Sistemul EAD nu trebuie considerat ca un sistem pentru administrarea activităţilor specifice materialului de arhivă cum sunt prezervarea, conservarea, expunerea, folosirea şi depozitarea, procesarea sau materialele, ci se adresează informaţiilor care sunt destinate publicului. EAD este o structură de date şi nu un conţinut standard de date, el nu descrie modalităţile prin care datele au fost incluse în elementul descris, acesta este rolul altor standarde naţionale sau internaţionale, de aceea în cadrul standardului s-a inclus măsuri de compatibilizare cu aceste standarde externe, cum ar fi ISAD-G.

Fiecare parte componentă furnizează informaţii privitor la materialul descris, el poate fi prezentat într-o modalitate ierarhică, de la unitatea inferioară spre una superioară (pornind de la descrierea unei unităţii individuale, la grupări de documente) eventual reflectând părţile componente şi partea care furnizează informaţii care vin în sprijinul cercetătorilor sau utilizatorilor şi care nu descriu în mod direct înregistrarea (index, bibliografii, colecţii). Informaţiile descriptive trebuie să reflecte principiile arhivistice de ordonare a documentelor. Sistemul de descriere EAD respectă aceleaşi principii al ordonării documentelor, ale instrumentelor care descriu o grupare de documente şi coboară spre părţile contextuale. Inerent descrierea părţilor formează o descriere a întregului.

EAD ca şi standard se adresează lumii fizice şi nu numai. În lumea înregistrărilor fizice, marea majoritate a înregistrărilor sunt pe hârtie, acestea la rândul lor sunt introduse în dosare, adică fizic constituite în unul sau mai multe volume de înregistrări. Controlul procedural trebuie să prevină utilizatorii să schimbe poziţia acestor înregistrări în cadrul dosarelor.

Concepte similare sunt aplicate înregistrărilor electronice. O înregistrare este constituită din unul sau mai multe documente electronice. Aceste documente pot fi documente text, mesaje email, imagini, filme, fişiere audio precum şi alte tipuri de obiecte digitale. Un document ajunge ca înregistrare în momentul în care el este inclus într-un sistem de administrare a înregistrărilor electronice. După includerea într-un asemenea sistem, această înregistrare este clasificată, adică i se atribuie un cod corespunzător schemei de clasificare la care aparţine, permiţând sistemului să îl administreze.

Concret, obiectele electronice şi fişierele nu au nevoie de o existenţă fizică, ele sunt virtuale, în sensul că ele nu conţin nimic, ele fiind practic alcătuite din atribute ca metadate ale înregistrărilor care sunt adăugate lor.

Diferitele instituţii folosesc în activitatea lor, din ce în ce mai mult, informaţia digitală. Perisabilitatea acestui gen de informaţie este cu atât mai mare cu cât, până în acest moment nu a fost identificată o metodă general valabilă în manipularea şi prezervarea înregistrărilor electronice. Din momentul creării până în momentul distrugerii informaţiei, o serie de activităţi specifice arhivistice trebuie aplicate acestui gen de document, cum ar fi clasificarea, depozitarea, prezervarea, securitatea şi selecţionarea. Aceste genuri de activităţi sunt cunoscute ca record management (RM) şi se referă la administrarea înregistrărilor din momentul creării lor până la distrugere.

Principiile generale de administrare a înregistrărilor se aplică indiferent de forma suportului pe care sunt păstrate. Înregistrările digitale (cu referire generală la înregistrările electronice) necesită o abordare specifică. În lipsa unei forme palpabile, este mai complicat să se asigure o securitate şi păstrare a conţinutului împreună cu structura şi contextul în care o înregistrare a fost creată. În aceste condiţii, mai mult decât necesar a fost stabilirea unor cerinţe funcţionale pentru sistemele computerizate pentru a administra înregistrările electronice. Acestea cerinţe s-au concretizat într-un nou standard, conceput de DLM Forum, o instituţie membră a comunităţii Europene cu activităţi orientate spre arhive, înregistrări şi administrarea informaţiei în cadrul Uniunii Europene. Scopul DLM Forum este de a furniza modele tehnologice, cunoştinţe în domeniul administrării informaţiei, modele de practică, indicatori şi informaţii, educaţie şi service informaţional.

Cea mai importantă activitate a aceste instituţii este acest model de administrare ajuns la nivel de standard şi cunoscut sub numele MoReq, care reprezintă abrevierea la Model Requirements for the management of electronic records.

Prima variantă al acestui standard, MoReq, a fost publicată în anul 2001 şi a cunoscut o recunoaştere rapidă la nivelul Europei şi nu numai. Dezvoltarea acestui standard a continuat, pe măsura dezvoltării tehnologiei comunicaţiilor, astfel în anul 2008 a fost eliberată versiunea MoReq2. Specificaţiile descriu un model de cerinţe pentru administrarea înregistrărilor electronice şi se concentrează pe cerinţele funcţionale pentru administrarea înregistrărilor electronice prin intermediul sistemelor electronice. MoReq conţine modele de stabilire a relaţiilor dintre fişiere şi înregistrări, ele putând fi aplicate atât fişierelor electronice cât şi fişierelor hibride.

Specificaţiile standardului, fără a solicita sisteme electronice specifice, vor să asigure o administrare corespunzătoare pentru a permite o accesare valabilă în timp, atât cât este necesar. Instituţiile care dezvoltă sisteme de administrarea a înregistrărilor electronice pe baza cerinţelor MoReq trebuie să se asigure că, înregistrările lor vor fi corespunzător administrate. Specificaţiile MoReq sunt modulare, ceea ce înseamnă că orice organizaţie, instituţie poate încorpora în sistemul lor de administrare a înregistrărilor electronice doar acele aspecte MoReq care le sunt relevante.

În momentul dezvoltării standardului au fost luate în considerarea ştiinţa arhivistică tradiţională şi disciplina privind administrarea înregistrărilor, acestea fiind interpretate într-o manieră proprie mediului electronic, el venind în întâmpinarea cerinţelor administrări în ambele medii, electronic şi fizic. Implementarea specificaţiilor va determina atingerea unui nivel de integritate şi confidenţialitate a datelor prin combinaţia avantajelor din teoria arhivistică clasică dar şi cea electronică.

Cele două standarde menţionate şi care se manifestă în acţiunile specifice documentelor destinate arhivării urmăresc stabilirea unui control al informaţiei indiferent de suportul şi forma pe care aceasta se află în atingerea scopului primordial, accesibilitatea. Deşi se manifestă în aceeaşi sferă de activitate, ele diferă între ele. Sistemul EAD are ca scop principal crearea unor puncte de acces la informaţia deţinută de un document indiferent de forma acestuia, prezentând o formă practică, aplicabilă, în timp ce MoReq este un sistem de cerinţe care trebuie îndeplinite de un sistem intermediar care administrează documentele în formă electronică.

Cele două standarde, unul de facto şi celălalt de jure, nu sunt singurele care se manifestă în domeniul arhivisticii. În scopul asigurării dreptului cetăţenilor de a accesa informaţiile oficiale şi cunoaşterea propriei istorii, la nivel internaţional s-a înfiinţat Consiliul Internaţional al Arhivelor (International Council on Archives), care şi-a asumat rolul de a elabora o serie de standarde şi norme metodologice cu scopul propus de a acoperi toate aspectele profesionale şi activităţile arhivistice. Eforturile s-au concretizat într-o serie de standarde, dezvoltate continuu şi cunoscute cu numele de ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH. Unele dintre acestea fac referire exclusiv la domeniul arhivistic, altele au legătură cu profesiunile înrudite, iar altele au o natură universală. Însă, doar o simplă referire la acestea, ar ocupa un spaţiu mult prea întins.

Bibliografie

http://www.ica.org/

http://www.loc.gov/ead/

http://www.moreq2.eu/

Sursa imaginii: http://www.dw-world.de/image/0,,4072069_1,00.jpg