INSTRUMENTE CU CARACTER ŞTIINŢIFIC DE INFORMARE ÎN ARHIVĂ
Studiu de caz: Catalogul Arhivistic
Articol de Loredana Baciu
(Istoria şi socio-antropologia epocii moderne, anul 1,
Facultatea de Istorie, Universitatea "Babeş-Bolyai")
Noţiunea de "arhivă" comportă mai multe accepţiuni interrelaţionate. Pe de o parte, ea desemnează ansamblul de documente constituite organic referitoare la istoria unui popor, la activitatea unei unităţi, la persoane particulare, destinate prin natura lor, a fi conservate, locul special amenajat unde sunt strânse documentele rezultate din activitatea unei unităţi, în vederea păstrării şi cercetării lor, iar pe de altă parte ea desemnează şi unitatea sau partea structurală a unei unităţi care efectuează primirea şi păstrarea documentelor, organizând folosirea lor în scopuri ştiinţifice, economice, politice, sociale, culturale, etc. 1
Arhiva, văzută ca un ansamblu de documente, are o importanţă deosebită pentru istoria unui popor, având un loc bine stabilit în problema documentării, ea adăpostind documente unice şi de o valoare inestimabilă. Pe baza documentelor de arhivă se pot studia numeroase teme din toate domeniile de cercetare2.
Pe teritoriul ţării noastre, istoria arhivelor începe încă din timpul stăpânirii lui de către romani, evoluând odată cu societatea. Primele forme de arhivă le găsim formate din tăbliţe de lut sau cerate datând din epoca romană. Odată cu organizarea statelor feudale s-au înfiinţat şi cancelariilor voievodale, domneşti constituindu-se drept instituţii creatoare şi păstrătoare de arhivă. 3
Tăbliţă cerată
Pe lângă cancelarii, ca instituţii păstrătoare şi creatoare de arhivă mai amintim şi instituţiile de cult care, pe lângă faptul că erau ele însele creatoare, constituindu-se uneori ca "locuri de adeverire" (loca credibilia) erau preferate de instituţiile centrale ca locuri de păstrare privilegiate. În Transilvania, astfel de locaţii sunt atestate încă din 1526 la Cluj-Mănăştur şi Alba-Iulia.
Adevărate preocupări în domeniul arhivisticii apar în Transilvania, odată cu apariţia instituţiei registraturii, în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea când se încearcă înregistrarea actelor şi constituirea unor dosare. Aceste practici se generalizează pătrunzând la începutul secolului XIX şi în celelalte principate române. Aici, Instituţia arhivelor este introdusă prin Regulamentele Organice în 1831 în ţara Românească şi în 1832 în Moldova, fiind subordonate Ministerului de Justiţie. Rolul lor era acelea de a proteja şi valorifica arhivele create de diferite instituţii
Încă dinaintea apariţiei registraturii, oraşele, în special cele din Transilvania aveau arhive bine organizate (Sibiu, Bistriţa, Braşov). În istoria arhivelor delimităm astfel trei perioade, arhiva la destinatar (sec. XIV-XV), arhiva la emitent sau de registru (sec. XV-XVIII) şi arhiva de registratură (a doua jumătate a secolului al XVIII-lea). 4
Arhiva, în accepţiunea ei de ansamblu de documente, este organizată în fonduri şi colecţii arhivistice. Fondul arhivistic este totalitatea documentelor create în decursul activităţii unei unităţi independente din punct de vedere organizatoric şi operativ, precum şi de către o familie sau o persoană fizică. 5
Colecţia arhivistică reprezintă totalitatea documentelor grupate de un creator sau deţinător, conform unui anumit criteriu fără a ţine seama de provenienţa lor sau de existenţa unei legături origanice. 6 Pentru a facilita accesul cercetătorului, dar şi a arhivistului la documentele de arhivă sunt folosite instrumentele de informare în arhivă. Ele fac legatura între document şi potenţialul său cercetător. Principalele instrumente de informare în arhivă cu caracter ştiinţific, sunt: inventarul, catalogul, îndrumătorul arhivistic, ghidul arhivistic.
Inventarul este un registru în care sunt transcrise într-o anumită ordine fişele documentelor unui fond sau unei colecţii. 7 Importanţa acestui instrument este covârşitoare, este obligatoriu şi indispensabil în munca cu documentele. O arhivă fără un asemenea instrument este de neconceput, afirma Aurel Sacerdoţeanu. 8 Valoarea lui este în acelaşi timp şi administrativă (oferă date despre cantitatea de documente pe care le conţine un fond sau o colecţie, existenţa sau lipsurile înregistrate) şi de informare (oferind "cheia" de identificare a documentelor). 9 El este punctul de plecare pentru elaborarea unor instrumente analitice, ştiinţifice sau generale. Criteriile pe baza cărora sunt inventariate documentele sunt: cronologic-structural, structural-cronologic, cronologic pe probleme, cronologic, alfabetic. 10
Ghidul arhivistic este un instrument de informare ştiinţifică cu caracter general, întocmit pe baza inventarelor, indicând categoriile şi denumirea fondurilor, precum şi părţile structurale existente într-un depozit11. Acest instrument este extrem de util cercetătorului interesat de depozitul de arhivă deoarece îl orientează în depozitul propriu-zis. În România se folosesc doar două tipuri de ghiduri arhivistice, cel sistematic şi cel topografic.
Îndrumătorul arhivistic este cel mai complex instrument de informare şi documentare ştiinţifică. El oferă date cu privire la creatorii tuturor fondurilor şi colecţiile deţinute de o instituţie păstrătoare. Datele conţinute se referă la categoriile de documente cuprinse în fiecare fond sau colecţie, conţinutul şi valoarea lor, problematica pe care o abordează. Descrierea oferă informaţii preţioase în legatură cu creatorul de fond, în devenirea istorică, aşa cum rezultă din documentele deţinute, descrierea propriu zisă a documentelor şi surse bibliografice care au rezultat din valorificarea acelul material.
Catalogul arhivistic. Conform definiţiei date de Aurel Sacerdoţeanu, catalogul arhivistic cuprinde fişele detaliate ale documentelor dintr-un fond sau o colecţie. Aceste fişe cuprind, pe lângă informaţiile generale şi un scurt rezumat sau regest al documentelor. 12 În esenţă, catalogul arhivistic este o specie de inventar analitic în care sunt înscrise, piesă de piesă, toate documentele aparţinând unui fond sau unei colecţii arhivistice.
Acest tip de instrument este specific colecţiilor şi fondurilor personale. Nu există o regulă de redactare care să stea la baza unui asemenea catalog, acest aspect fiind lăsat la latitudinea cercetătorului care îl întocmeşte. Acurateţea şi nivelul ştiinţific rezidă în măiestria autorului de a rezuma conţinutul documentelor şi în felul în care a înţeles să le grupeze. Printre criteriile de redactare a unui asemenea instrument se regăsesc cu preponderenţă cel cronologic şi cel tematic iar criteriul cronologic subsumat celui tematic. 13
Alături de aceste criterii mai sunt luate în vedere criterii precum:
- criteriul extern (suportul pe care sunt redactate documentele, formatul lor),
- criteriul intern (titulatura actelor- hrisov, chitanţă, zapiz, jurnal)
- criteriul topografic
- criteriul onomastic.
La redactarea unui catalog, după identificare criteriului folosit, sunt identificate şi sortate toate documentele referitoare la o problemă şi sunt supuse unei analize amănunţite. Pe baza fiecăruia este întocmită o fişă în forma extinsă care cuprinde pe lângă datele generale şi un scurt rezumat al documentului şi date despre acel document precum: autorul lui, destinatarul lui, data la care a fost redactat, limba de redactare şi numărul de file conţinute. În general, acest tip de instrument, fiind folosit pentru fondurile personale, este alcătuit pe baza următoarei structuri: acte cu valoare personală (acte de căsătorie, botez, documente despre administrarea bunurilor personale, acte referitoare la activitatea ştiinţifică, politică şi la acţiunile culturale ale creatorului), corespondenţa ordonată în funcţie de expeditor şi emitent. În cadrul fiecăreia dintre subgrupe este folosit criteriul alfabetic iar în subsidiar, cel cronologic. Manuscrisele (lucrări nepublicate, concepte, ciorne, jurnale, corecturi, carnete de însemnări, notiţe de călătorie, amintiri, etc). Varia (sunt trecute documentele care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile menţionate)
În prefaţa fiecărui catalog este expusă metodologia folosită pentru elaborarea lui precum şi date detaliate referitoare la creatorul de fond, date referitoare atât la viaţa personală cât şi la viaţa publică, culturală, politică. La sfârşitul catalogului sunt grupate fotografiile care se află în fond ordonate cronologic şi tematic.
O altă cerinţă, care să îmbunătăţească maniera de utilizare a acestui instrument deosebit de util este existenţa unor indici, de regulă onomastici şi topografici. Utilitatea practică a unui asemenea instrument este covârşitoare. Prin intermediul acestui instrument se poate identifica mult mai uşor un document vizat dintr-un fond. Ordonarea tematică ajută cercetătorul să identifice mult mai uşor, din multitudinea de documente ceea ce doreşte să cerceteze. Descrierea amănunţită evită riscul consultării unui document nefolositor. Uneori, datorită acurateţii rezumatului şi a dimensiunilor generoase poate înlocui chiar documentul, măsură care îl protejează pe acesta din urmă. Din păcate, datorită volumului de muncă pe care îl presupune întocmirea acestui tip de instrument şi a resurselor ce le implică, el nu este foarte răspândit la noi în ţară.
1Laurenţiu Mera, Îndreptar Arhivistic, Cluj-Napoca, 2001, pag. 32-33.
2Aurel Sacerdoţeanu, Arhivistica, Bucureşti, 1971, pag. 5.
3Laurenţiu Mera, op.cit., pp. 17-18.
4Ibidem, pp.18-19.
5Ibidem, p. 41.
6Ibidem, p. 35.
7Marcel Dumitru Ciucă, Ordonarea şi inventarierea documentelor în depozitele Arhivelor Statului, în Revista Arhivelor, nr.3/1979, p. 301.
8Aurel Sacerdoţeanu, op. Cit., p. 150.
9Marcel Dumitru Ciucă, op. cit., p. 301.
10Ibidem, p. 290.
11Laurenţiu Mera, op. cit. p. 41.
12Aurel Sacerdoţeanu, op. cit. p.150.
13Ioana Botezan, Ioan Micu Moldovan, vol. I. Acte personale. Catalog, Cluj-Napoca, 1993, 424 p.
sus
|
