In limbajul de toate zilele, folosirea cuvantului comunicare nu se loveste de probleme speciale. Majoritatea vorbitorilor se gandesc la "a aduce la cunostinta" sau la "a informa". Faptul este evidentiat de orice dictionar explicativ unde, in general, sunt mentionate trei semnificatii, partial suprapuse, ale cuvantului comunicare: instiintare, aducere la cunostinta; contacte verbale in interiorul unui grup sau colectiv; prezentare sau ocazie care favorizeaza schimbul de idei . Simplitatea aparenta nu elimina necesitatea de a defini mai exact semnificatiile stiintifice ale termenului "comunicare".

Teoria comunicarii poate fi bine definita si in cadrul activitatii de bibliotecar, iar imaginea unei biblioteci depinde foarte mult de aplicarea corecta a tehnicilor de comunicare.In perioada 25-27 februarie 2004 a avut loc la Budapesta primul curs de comunicare organizat de Asociatia Bibliotecarilor Maghiari din Ungaria cu participarea bibliotecarilor din Ungaria si din Romania .

Scopul workshopului de trei zile a fost transmiterea unor cunostinte de baza in crearea strategiilor si tehnicilor de comunicare cu presa, cu utilizatorii, cu sponsori etc. Succesul cursului a constat in accentul pus pe langa cunostintele teoretice pe cele practice (intocmirea unui comunicat de presa, organizarea unui eveniment etc.) .

Prima zi a cursului a debutat cu o incursiune stiintifica in lumea teoriei comunicarii. Conferinta nationala intitulata Dimensiunile comunicariia avut loc la Biblioteca Nationala a Ungariei . Prezentatorii au fost oameni de stiinta cu renume in domeniul comunicarii.

Workshopul a avut loc in Sala de conferinta a Hotelului Romai din Budapesta.

O prima incursiune in lumea bibliotecii a fost prezentarea doamnei Ramhab Maria, directoarea Bibliotecii Municipale Katona Jozsef din Kecskemet. D-na Ramhab si-a ales ca tema de prezentare Imaginea bibliotecii . Cand vorbim de imaginea exterioara a bibliotecii trebuie sa avem in vedere: spatiu verde ingrijit (flori, iarba, copaci); armonia culorii si stilului arhitectonic al cladirii (nu alegem culori inchise); amenajarea interioara a bibliotecii sa fie dominata de armonie, ergonomie, combinatie a culorii-formei-calitatii; afisele, indicatoarele sunt obligatorii; simbolurile bibliotecii: hartii, pixuri, baloane, tricouri, mape, carti de vizita, steaguri toate inscriptionate cu numele si emblema bibliotecii. Un rol foarte important joaca imaginea bibliotecarului: bibliotecarul sa poarte tot timpul ecuson de legitimare (de ex. in unele biblioteci cu ocazia evenimentelor culturale, doamnele bibliotecare poarta esarfa identica, bluza alba si fusta inchisa la culoare; iar domnii bibliotecari poarta obligatoriu sacou si cravata identica); rolul important al pliantelor, ghidurilor de biblioteca, actualizarea paginii web. Prin ele sa transmitem utilizatorilor: cine suntem? Ce, cum si unde oferim? Transmitera informatiei in cat mai multe limbi de circulatie este o alta problema importanta a imaginii bibliotecii.

Ca o concluzie a acestei prezentari putem sublina importanta curateniei si armoniei cu care trebuie sa fim inconjurati. Crearea unei imagini a bibliotecii si de sine, depinde foarte mult de noi; ea trebuie sa se nasca din interiorul nostru si trebuie sa ne identificam cu institutia pe care o reprezentam.

Domnul Daniss Gyozo, ziarist la cotidianul Nepszabadsag, fiind reprezentantul presei, a tinut un discurs despre comunicarea cu presa. Pentru a raspunde la intrebarea ce sa asteptam de la presa, trebuie sa stim ceea ce intereseaza presa. Fiecare stire are o alta valoare pentru ei; din punctul lor stiri interesante despre o biblioteca ar fi: moartea sau schimbarea directorului, o donatie valoroasa, furtul cartilor, proiecte, expozitii sau lansari de carte etc.

Poate putini dintre noi stim si de aceea doresc sa amintesc tipurile de rubrici/articole ale unui ziar: stirile scurte: alegem cuvantul cheie care va fi scos ingrosat in fata. Dupa aceea urmeaza stirea in trei propozitii; stirile cu titlu: anuntul nu mai mare de 10 randuri cu un titlu interesant; comunicat/anunt despre ce va fi: sa fie foarte scurt; reportaj cu sau fara poze; interviuri; scrisorile cititorilor.

Cursurile au continuat cu prezentarea de succes a domnului Ferling Jozsef, directorul celei mai mari firme de PR din Ungaria, intitulat  Banii si dragostea.

Domnul Ferling ne-a impartasit experienta lui de 13 ani in acest domeniu, introducandu-ne in lumea banilor, a sponsorizarii. Elaborarea unei strategii de sponsorizare este o activitate importanta intr-o biblioteca.

Prima intrebare pe care trebuie sa ne-o punem: Ce oferim in schimbul acelui lucru pe care-l cere? Noi trebuie sa convingem sponsorul cu valorile culturale pe care le detine o biblioteca. Apoi trebuie sa ne orientam spre crearea relatiilor de lunga durata. Ca intr-o casnicie de lunga durata ne punem intrebarile: ce vrea, ce-l intereseaza pe celalalt ?

Cum sa ne adresam sponsorului? Raspunsul domnului Ferling: prin scrisori scurte, la obiect; niciodata sa nu trimitem scrisori vineri. Pentru o sponsorizare este recomandat sa ne adresam la inceputul anului.

Ca o incheiere, ne-a atras atentia asupra faptului ca este important sa ne tinem cuvantul, sa trimitem scrisori de multumire. Atentia si respectul sunt reguli de baza intr-o relatie. Noi trebuie sa stim cum, de la cine sa cerem ajutor (bani), dar in schimb trebuie sa mentinem aceasta relatie (dragoste) pe care o primim in schimb.

Prezentarea doamnei Teveli Judith, responsabil PR al Asociatiei bibliotecarilor maghiari din Ungaria ne-a expus calea informatiei de la eveniment la aparitia acestuia in presa.

D-na Teveli ne-a prezentat importanta relatiei cu presa, pentru a ne arata realizarile, succesele etc. Prin presa informam atat utilizatorul existent cat si pe cel potential, atragerea de noi parteneri si sponsori, si nu in ultimul rand castigarea prestigiului profesional. Este foarte important sa comunicam bine si corect cu presa, sa semnalam intotdeauna cand avem ceva de "spus".

Se pune intrebarea unde si cui sa ne adresam? In presa de specialitate sa publicam in primul rand probleme teoretice, discutii si intrebari profesionale; in presa locala sau nationala ne-a sugerat sa informam publicul despre evenimente, proiecte si nu in ultimul rand despre realizarile de care suntem mandri.

Ce atitudine sa avem fata de presa? Iata cateva sfaturi: sa fim activi, sa nu ne dam batuti, cand avem ceva de comunicat sa o facem, sa ne aliniem ritmului presei.

Deci ideea principala si cea mai importanta a acestei prezentari a fost sa ne facem cunoscuti si apreciati cu ajutorul presei.

A doua zi a cursului a debutat cu prezentarea doamnei Bakos Klara, noua presedinta a Asociatiei. Doamna Bakos ne-a instruit despre importanta comunicarii multiple, despre lumea biblioteconomiei si despre proiectele Asociatiei.

Cel mai important lucru pentru un bibliotecar este ca acesta sa detina atat cunostinte practice cat si cunostinte teoretice. Ca urmare a acestei afirmatii am asistat la un curs despre partea teoretica a comunicarii. In aceasta lume a globalizarii, a aderarii la UE este foarte important sa comunicam. Exista mai multe tipuri de comunicari, dintre care cea mai importanta este comunicarea naturala. Acest tip de comunicare ne indeamna sa fim deschisi, naturali cu mediul inconjurator. Ca bibliotecari avem obligatia de a fi deschisi, amabili (prin gesturi, exprimare) cu utilizatorii. Sfaturile pe care trebuie sa le retinem sunt: sa fim bine pregatiti (cunostinte teoretice si practice ), interactivi cu toate tipurile de utilizatori.

Doamna Bakos si-a incheiat prezentarea orientata spre viitor prin intermediul proiectelor Asociatiei: conferinte, cursuri si pachete promotionale (publicitate in mass-media ).

Dupa aceasta incursiune teoretica a urmat prezentarea atat teoretica cat mai ales practica a doamnei Szilagyi Andrea, responsabil PR al unui concern international. Tema aleasa de d-na Szilagyi a subliniat importanta organizarii diverselor evenimente - practic si teoretic - specifice bibliotecilor. Evenimentele culturale: expozitiile, conferintele, lansarile de carte etc. fac parte din viata bibliotecilor.

Cum sa organizam un eveniment? Inainte de toate trebuie sa elaboram un proiect bine structurat. In functie de tipul bibliotecii, cu acest proiect ne prezentam la centrele de cultura, la primarie, la ministere, la firme particulare etc. Sa incercam sa colaboram cu alte persoane, impartirea sarcinilor este foarte importanta.

Pentru organizarea unui eveniment mai complex trebuie sa luam in considerare: locul/spatiul adecvat pentru desfasurare; logistica: curatenia locului, lumina, decoratiile, accesorii: certificate etc.; intocmirea unui mic scenariu calculat pe minute; intampinarea invitatilor; pregatirea, documentarea prezantatorilor; stafful: alegerea unui manager de proiect care imparte sarcinile, urmareste intreaga desfasurare a evenimentului; alegerea coorganizatorilor; promovarea evenimentului: in ziarul si televiziunea locala prin interviuri exclusive, reportaje, anunturi etc.

Secretele unei organizari de reusita data de d-na Szilagyi: o idee buna, o conceptie clara a lucrurilor; publicul; o organizare temeinica; colaborare; promovarea in mass-media locala si nationala

Urmatoarea inviatata a fost doamna Raduly Margit, reprezentanta presei in pobleme de PR. Tema aleasa de d-na Raduly s-a referit la intocmire materialelor scrise.

Primul sfat al doamnei a fost sa fim indragostiti de munca noastra. Daca iti place ceea ce faci, ai vointa, simti provocarea muncii, atunci vei avea o alta atitudine fata de profesia pe care ti-ai ales-o. Sa nu ne fie teama sa lucram in echipa, pentru ca succesul va fi mult mai mare.

Cum si cand organizam o conferinta de presa? Presa va veni daca: conferinta va avea loc la inceputul saptamanii (pana joi), intre orele 10-17 (niciodata sa nu punem conferinte dimineata sau seara ), sa nu organizam evenimente la care sa-i chemam cu ocazia sarbatorilor (Sfintele Pasti, Craciun etc.), sa intocmim o lista corecta cu colaboratorii externi (sa avem nume complete cu titulaturile necesare, e-mailuri, numere de telefoane etc). Sa fim pregatiti pentru ca la o conferinta de presa, reprezentantii presei vor avea intrabari de genul: Cine? Ce? De ce? De la cine ? etc. Chiar daca nu avem un buget mare la o conferinta de presa nu putem uita de protocol: cafea, apa minerala etc.

Materialele scrise sunt foarte importante pentru o conferinta de presa: descrierea sumara a evenimentului: cine, cand, unde si de ce.

Dupa prezentarea teoretica a urmat a treia zi proba practica in care pe baza unui liste de control a trebuit sa organizam conferinta de presa. As enumera cateva puncte importante din lista de control: Este importanta si oportuna ocazia? Sunt cunoscuti prezentatorii? Locul, timpul ales sunt corespunzatoare ? Avem nevoie de sala mare, daca organizam o conferinta mare de presa; rezervam sali pentru o ora-doua? Exista locuri de parcare? S-au trimis invitatiile din timp? Au confirmat prezenta? Sa alegem un moderator? Sa fim dispusi pentru interviuri etc.

A doua zi a culminat cu prezentarea doamnei Alfoldine Dan Gabriella, intitulata Marketingul on-line. Instrumentul de baza al marketingului on-line de biblioteca este pagina web a unei bibliotecii. Pagina web reprezinta legatura dintre biblioteca si utilizatorii ei, sub forma imaginii si textului. In acest mod putem atrage atat utilizatorul existent cat si pe cel potential spre biblioteca. Pagina web este locul unde poti cauta informatii, poti face reclamatii, poti adresa intrebari bibliotecarului.

Care este rolul paginii web? In primul rand este un mijloc de comunicare, ofera informatii despre serviciile oferite de biblioteca, intretine relatii prin e-mail cu utilizatorii; locul de colectare a informatiilor; loc public de prezentare unde pot accesa atat utilizatorii locali cat si cei din strainatate. Afisarea unei adrese de e-mail unde utilizatorii pot adresa intrebari, face reclamatii, observatii pozitive sau negative etc. este obligatoriu. Pagina web are rolul de imagine a bibliotecii, ea este oglinda/vitrina informatiilor despre biblioteca. Corectitudinea, claritatea si afisarea multilingvistica a informatiilor sunt regulile de baza a marketingului on-line. Despre o pagina web se poate afirma ca este "buna", daca starneste interesul utilizatorului de a o deschise mai departe, de a gasi cat mai repede informatia dorita.

Finalizarea celor invatate de la d-na Alfoldi s-a concretizat ziua urmatoare in sarcina practica de a realiza/afisa un nou serviciu pe pagina web a bibliotecii.

Lantul prezentarilor a continuat cu discursul doamnei Horvath Zoltanne, intitulat Strategii si tehnici de comunicare. Prezentarea.

Prezentarea este una din mijloacele cele mai eficiente ale comunicarii; ea poate fi realizata prin mijloace verbale, non-verbale sau vizuale.

Cand vrem sa prezentam ceva trebuie sa raspundem la urmatoarele intrebari: De ce, cui ,unde, cum ma adresez?

In functie de scopul prezentarii pregatesc continutul; categoria de utilizatori /auditoriul este bine de avut in vedere. Pentru reusita prezentarii caut locul adecvat (sala cu retroproiector) unde sa afisez informatiile; informatiile proiectate sa fie insotite de interventii verbale scurte, clare; forma externa (imbracamintea, pozitia corpului etc. ) a prezentarii are un efect pozitiv asupra celor prezenti.

Deci, prezentarea poate fi: verbala: completarile informatiilor afisate, intrebari etc., tonul pe care-l folosim este foarte important, sa nu folosim compartii neadecvate subiectului prezentat; non-verbal: prezenta fizica (cum ne-am imbracat, in ce pozitie sa stam etc.), mimica fetei, limbajul folosit, sa fim naturali etc.; grafica: programul recomandat pentru prezentare este Powerpoint, care este un program specific prezentarilor cu text/imagine/ grafica, color etc.

A treia zi a cursului a fost o zi a punerii in practica a ceea ce am invatat pana atunci: la inceput am redactat fiecare o stire scurta (de trei propozitii) despre curs. Stirea cea mai reusita s-a publicat ziua urmatoare in toate ziarele locale. Dupa aceea, cu ajutorul listei de control am "organizat" o conferinta de presa, iar in final am incercat sa cream un nou serviciu pe o pagina web (dupa lungi discutii serviciul nou creat a fost despre informarea topografica ). Sarcinile realizate au fost analizate de specialisti.

O ultima prezentare a fost tinuta de domnul Strikker Sandor, consilier in Ministerul Culturii din Ungaria. Domnul Strikker ne-a calauzit in lumea bibliotecilor engleze cu ajutorul imaginilor prezentate. Experienta sa ne-a determinat sa visam cu ochii deschisi la o lume aproape perfecta a bibliotecii.

Sugestia finala a fost sa fim mandrii de istoria bibliotecii nostre, sa stim sa ne pretuim colectiile speciale, iar toate valorile sa fie scoase in fata peste tot (pe pagina web, in afise, pliante etc.) cu ajutorul PR.

Dupa cele auzite si vazute ne-am intors cu o alta viziune, novatoare, despre profesia de bibliotecar. Ne-am intors cu sperante si ganduri bune ca vom putea realiza si transmite mai departe toate ideile, sfaturile transmise si noua de prezentatorii cursului.

Prietenia colegilor, prezentatorilor si nu in ultimul rand a organizatorilor ne-au facut sa petrecem cateva zile de neuitat (atat profesional cat si personal ) in capitala Ungariei.