Kovács Eszter*
șef birou - Relaţii cu publicul
Gal Enikő, Mirișan Gabriela, Pop Ágota
bibliotecari - Relaţii cu publicul
27 aprilie 2020 era ziua în care activitățile Bibliotecii Centrale Universitare „Lucian Blaga” din Cluj-Napoca aveau să fie reluate după o pauză de mai mult de o lună (activitățile de relații cu publicul fiind suspendate din data de 12 martie 2020, în urma măsurilor luate de organele abilitate din România ca măsuri preventive pentru limitarea infectării cu noul coronavirus – COVID-19).
La momentul apariției acestui articol (aprilie 2021) va fi trecut un an întreg de la acea zi de luni când, revenind la bibliotecă, activitățile de relații cu publicul au fost complet regândite și reorganizate astfel încât să poată fi desfășurate în format virtual. Asistența utilizatorilor „s-a mutat” în spațiul online (webinarii și sesiuni de training în sistem videoconferințe, corespondențe pe e-mail, formulare de contact, conturi de social media, inclusiv un chatboot pe Facebook), iar accesul la suporturile de studiu a fost asigurat, la fel, prin crearea unei platforme online.
Crearea unei platforme care să asigure accesul la literatura de specialitate, cuprinsă în bibliografiile examenului de licență, a cursurilor universitare la nivel licență și nivel master a rezultat în urma manifestării solidarității față de provocările traversate de comunitatea educațională și științifică din întreaga lume la momentul respectiv.1 Stabilită de conducerea BCU Cluj drept axă prioritară în funcționarea bibliotecii după data de 27 aprilie 2020, participarea în proiectul digitizării urma să fie activitatea de bază și a colectivului serviciului de Relații cu publicul.
Având în vedere că în componența acestui serviciu se regăsește și biblioteca-filială de Psihologie-Științe ale Educației (fiind singura din rețeaua bibliotecilor de facultate a Universității „Babeș-Bolyai” Cluj care nu-și are sediul în corpul facultății pe care o deservește ci în clădirea bibliotecii centrale), a fost o decizie firească să se constituie echipa de digitizare a bibliografiilor Facultății de Psihologie-Științe ale Educației din membrii acestui colectiv. Astfel, modul de lucru stabilit de Laboratorul de Digitizare al BCU Cluj a presupus desemnarea unui responsabil de facultate în persoana șefului de serviciu Eszter Kovacs, cu atribuții de înregistrare și încărcare de documente pe platformă, respectiv de supervizare. Cele două colege titulare de la Biblioteca de Psihologie-Științe ale Educației (Oana Costea și Enikő Gal) urmau să se ocupe de parcurgerea listelor de bibliografii cuprinse în fișele disciplinelor de la toate specializările (examen licență, cursuri nivel licență și nivel master), respectiv toate liniile de studiu (română, maghiară și germană), de identificarea resurselor electronice (cărți și capitole de cărți, articole, studii de caz și resurse web) și de scanarea propriu-zisă a formatelor mari. Echipa de digitizare a cuprins și două operatoare de scanare (pe formate mici de carte) în persoana colegelor Gabriela Mirișan și Ágota Pop.
Având în vedere coeziunea de grup existentă la nivelul echipei, precum și familiaritatea colegilor cu aparatura de lucru pusă la dispoziție, activitatea propriu-zisă a fost începută imediat după efectuarea primelor sesiuni de training, fără să fie nevoie de instruiri îndelungate. Platforma bibliografiilor a fost deschisă publicului în data de 18 mai 2020 (deci la un timp foarte scurt de la reluarea activității bibliotecii), în momentul respectiv fiind deja înregistrate și încărcate pentru examenele de licență de la Facultatea de Psihologie-Științe ale Educației 165 de cărți scanate integral, la care s-au adăugat și capitole de cărți și articole din reviste de specialitate.
Aparatura cu care a lucrat echipa operatorilor de scanare a cuprins două imprimante multifuncționale, puse la dispoziție de șeful de serviciu coordonator Florina Ilis, achiziționate anterior din două granturi de cercetare (un aparat Samsung CLX-3175 format A4 și un aparat Xerox Workcenter 6515/A4 format A4 extins), respectiv multifuncționalele personale ale colegilor (un Canon Pixma MP210 format A4 și un HP Scanjet G4010 format A4).
În luna mai 2020, strategia instituțională a BCU Cluj a pus accentul pe cantitate și rapiditate, având în vedere faptul că anii terminali finalizează cursurile la sfârșitul lunii mai și urmează să intre în licență. Astfel, prioritar s-au procesat listele bibliografice pentru examenele de licență, respectiv bibliografiile de curs de la anii terminali, semestrul II, de la specializările nivel licență (Psihologie, Psihopedagogie, Pedagogie, Pedagogia învățământului primar și preuniversitar – liniile română, maghiară și germană).
Deși echipamentele folosite pentru activitatea de digitizare de colegii de la Serviciul Relații cu publicul au cuprins aparatură cu grad de uzură ridicat (vechime între 6-12 ani), nicidecum concepute ca aparate de anduranță, problemele tehnice nu au influențat negativ proiectul de scanare. Cele mai frecvente erori au cuprins probleme cu senzorul, cu memoria internă sau cu transferul documentelor de pe scanner. Un avantaj a constituit însă faptul că aceste imprimante multifuncționale au putut fi setate astfel încât să permită previzualizarea documentelor, precum și modul de lucru offline sau pe USB drive, eliminându-se astfel pierderea cadrelor scanate din cauza problemelor de rețea sau problemele legate de încadrarea/scanarea necorespunzătoare a documentelor.
Prelucrarea după scanare a făcut posibilă și corectarea unor greșeli de tip pagini lipsă sau pagini legate incorect. În aceste cazuri, fie s-a alcătuit un exemplar virtual complet din două volume, fie au fost rearanjate paginile în programul de editare, astfel încât să fie în ordinea corectă în varianta electronică.
Desigur, punerea la punct a unui modus operandi optim a venit după sute de cadre pierdute sau corupte la copiere, șterse din greșeală...
Trebuie menționat faptul că, la momentul respectiv (luna mai 2020), doar scenariile cele mai pesimiste luau în calcul prelungirea restricțiilor legate de pandemia Covid-19. Așadar, strategia generală a digitizării bibliografiilor pentru specializările Facultății de Psihologie-Științe ale Educației viza încărcarea în cel mai scurt timp a tematicilor pentru examenul de licență și a unor publicații foarte cerute pentru disciplinele anilor terminali (pentru celeritate fiind cooptată temporar în echipa de scanare colega Ștefana Blaga de la Compartimentul Împrumut interbibliotecar și livrare de documente), urmând ca după aceea membrii echipei să-și reia măcar parțial și celelalte activități specifice (prelucrarea și evidența publicațiilor nou-intrate, cercetare bibliografică, verificări fond etc.). În luna iunie a devenit, însă, clar că activitatea de digitizare va rămâne axul prioritar al activităților de bibliotecă, deoarece universitățile vor continua să desfășoare cursurile în mediul virtual și astfel și suportul de studiu necesar trebuie să fie disponibil online.
Au existat și alte considerente pentru continuarea digitizării susținute a publicațiilor din domeniul Psihologiei și Științelor Educației: s-au primit tot mai multe cereri prin serviciul de livrare de documente pentru lucrări din acest domeniu, necesare absolvirii modulului pedagogic, pentru înscrierea la examenele de titularizare/definitivat în învățământ sau pentru întocmirea lucrărilor de grad didactic. În mod deloc suprinzător în contextul transferului procesului didactic în mediul virtual, am primit și solicitări din partea cadrelor didactice din mediul preuniversitar privind tehnologiile informatice și de comunicare (TIC) aplicate în științele educației. Colaborarea fluidă cu serviciul de livrare de documente ne-a furnizat permanent o imagine de ansamblu asupra publicațiilor solicitate și asupra nevoilor privind baza documentară a unui public eterogen.
Astfel, trecând cu bine de sesiunea de vară 2020, și cu o experiență acumulată de două luni în proiectul de scanare, am făcut o evaluare sistematică a specializărilor și conținutului curricular de la Facultatea de Psihologie și Științe ale Educației. Această facultate se numără printre facultățile Universității „Babeș-Bolyai” cu populația studențească cea mai numeroasă, și are o ofertă curriculară foarte bogată atât la nivel de specializări licență, cât și la nivel de specializări master, cu linii de studiu complete în limbile română, maghiară și germană, respectiv discipline predate în limba engleză. Pe lângă faptul că asigură pregătirea inițială și formarea continuă în domeniul Psihologiei și Științelor Educației, atât pentru specialiști în industrie și sănătate, cât și pentru formatori și profesori care predau diferite discipline de studiu, facultatea asigură prin structura specializată (Departamentul pentru Pregătirea Personalului Didactic) profesionalizarea pentru cariera didactică, adică programe academice de formare inițială, formare continuă și perfecționare.
Această sistematizare a fost necesară pentru a cunoaște mai bine publicul beneficiar (care s-a dovedit a fi unul foarte eterogen, cuprinzând și alte categorii socioprofesionale, nu doar studenții) și pentru a stabili un mod de lucru care să valorizeze toate componentele ofertei educaționale ale acestei facultăți, respectând totodată și algoritmul de lucru stabilit de specialiștii IT/C ai BCU Cluj (digitizare în baza listelor bibliografice cuprinse în fișele disciplinelor). La aceste considerente s-a adăugat și un alt aspect, și anume necesitatea de a pune la dispoziția persoanelor interesate bibliografiile pentru admiterea la masterat și la doctorat.
Astfel, la începutul lunii iulie au fost înregistrate în platforma online toate disciplinele (318 discipline la nivel licență și 355 discipline la nivel master, în total 673 discipline) astfel încât să putem lucra simultan pe mai multe specializări. Pentru a putea termina în timp util digitizarea lucrărilor solicitate pentru examenele de admitere din luna septembrie 2020, am apelat temporar la ajutorul colegei Sorina Nicoară (de la biblioteca-filială de Geografie) și au mai contribuit și colegii de serviciu Liana Grigore și Anca Ghețu.
În luna septembrie 2020, înainte de începerea anului universitar, a fost nevoie de verificarea syllabusurilor, deoarece în noul an 2020-2021 s-au operat modificări în planurile de învățământ, au fost actualizate listele bibliografice, au apărut discipline noi, etc. Decizia adoptată la nivelul BCU Cluj a fost de a păstra și lucrările scanate anterior, urmând să se completeze platforma cu lucrările noi ori de câte ori este nevoie. După acest principiu am înregistrat și acele documente (cărți și capitole de cărți) care nu au fost cuprinse în fișele disciplinelor, însă au fost solicitate de utilizatorii proprii ca necesare pentru întocmirea unor lucrări de seminar sau proiecte de cercetare – le-am încadrat la disciplina indicată sau la disciplina cu care prezentau cele mai mari tangențe.
Acest trend a fost ulterior recunoscut și la nivelul BCU Cluj, și astfel, în 2021 au fost create „bibliografii complementare” pentru fiecare facultate, pentru includerea în platformă a documentelor necesare studiului și cercetării individuale. La nivelul Facultății de Psihologie-Pedagogie, încărcarea acestor bibliografii complementare își are rostul cu atât mai mult cu cât suporturile de curs sunt deja puse la dispoziția studenților în platformele proprii ale instituției și solicitarea mai mare este pentru materiale complementare, publicații necesare pentru diferite proiecte de cercetare și de intervenție, sau pentru întocmirea lucrărilor de seminar, de licență sau a dizertațiilor de master. Având și secție de învățământ la distanță, precum și extensii în teritoriu, Facultatea are o platformă educațională online funcțională, și nu ar fi avut sens să irosim timpul cu dublarea unor materialele existente și deja puse la dispoziția studenților.
Platforma online a BCU Cluj permite căutarea documentelor atât după autor, titlu sau subiect, cât și după criterii specifice: facultate, specializare, disciplină, nivel studiu (licență sau master) sau linie de studiu (română, maghiară, germană, engleză etc.) Lucrările scanate din colecțiile proprii ale bibliotecii sunt semnalate în catalogul online, fiind inserată mențiunea: Varianta electronică este accesibilă în platforma de bibliografii pe bază de permis valid de bibliotecă. Raționamentul căutării după facultate și specializare/disciplină este dat de faptul că au fost cuprinse în platformă și cărți sau resurse electronice descărcate din diferite baze sau agregatoare conform bibliografiilor care nu se regăsesc în colecțiile proprii.
La sfârșitul anului 2020, digitizarea suporturilor de studiu pentru domeniile Psihologie și Științe ale educației înregistrau următoarele cifre și repere statistice în platformă:
- 3932 documente înregistrate, din care 2.116 cărți scanate integral.
- 541 discipline completate măcar cu 1 titlu indicat în bibliografiile cuprinse în fișa disciplinei
- 318.149 cadre scanate.
În loc de concluzii: proiectul a ajuns în faza finală, verificându-se în prezent lucrările postate și făcându-se actualizările peste tot unde este necesar. Chiar dacă lucrările au fost încărcate ca făcând parte din literatura de specialitate a Psihologiei și a Științelor Educației, toți utilizatorii care dețin permis și pot accesa platforma au posibilitatea de a le consulta (beneficiile fiind semnificative, având în vedere integrarea acestor domenii de știință în ramura mare a științelor sociale).
Pentru echipa dedicată digitizării bibliografiilor pentru domeniile Psihologiei și Științelor Educației, aceste 12 luni au însemnat, practic, o sesiune de formare continuă: de la instruirea în programe tehnice de scanare, editare și transfer, aprofundarea în aceste domenii de știință (nici vorbă să mai confundăm psihologia experimentală și psihologia experiențială…), participarea la ședințe online sau la videoconferințe, colaborarea de la distanță. A fost o experiență interesantă și care sperăm că-și va dovedi utilitatea și pe viitor.
Autorii își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor şi pentru opiniile exprimate în articolele trimise spre publicare.
* Email: eszter.kovacs@bcucluj.ro
1 O prezentare mai amplă a considerentelor care au stat la baza constituirii acestei platforme dezvoltate de BCU Cluj poate fi găsită în articolul Resursele bibliotecii – Platforma cu documentele digitizate pentru cursuri si examene de licență de Kinga Tamás (Breviaria Bibliothecaria 1/2020, accesibil la: https://www.bcucluj.ro/ro/bb/bb-numar1-articol7).
