Procedura de evaluare a unui Serviciu Comun de Documentare (SCD): Cazul SCD al Universităţii din Rouen, Franţa

Dr. Adriana Szekely1

şef birou - Permise-Împrumut
Biblioteca Centrală Universitară „Lucian Blaga" Cluj-Napoca

 

Participarea la un stagiu de cercetare în Franța mi-a oferit posibilitatea de a intra în câteva biblioteci universitare, publice și chiar în Biblioteca Națională a Franței. Din multitudinea de informații acumulate pe perioada stagiului, mi-a atras atenția un Raport de evaluare a unei biblioteci universitare, organizate sub forma unui Serviciu Comun de Documentare (SCD), care a trecut prin exigența unei inspecții din partea ministerului de resort.

Bibliotecile din cadrul SCD al Universităţii din Rouen (Franţa) au fost evaluate de către inspectorii de la Ministerul Învăţământului Superior şi al Cercetării, Direcția Inspecţiei generale a bibliotecilor din Franţa.

În  raportul de evaluare sunt menţionate câteva puncte esenţiale referitoare la:

  • sinteza privind structura SCD;
  • structura anului universitar;
  • starea filialelor din punctul de vedere al resurselor umane, financiare, materiale;
  • indicatorii de activitate şi performanţă
  • proiectele, strategiile şi planurile de perspectivă
  • concluziile evaluării
  • recomandări
  • anexe formate din grafice comparative (pe orizontală şi verticală).

Introducerea raportului conține câteva precizări organizatorice ale căror implementare contribuie la eficientizarea inspecției:

  • Inspecţia S.C.D. a fost înscrisă în programul de muncă al Direcţiei privind inspecţia generală a bibliotecilor din Franţa.
  • Obiectivul inspecţiei a fost de a stabili un bilanţ al SCD (starea de fapt), precum şi priorităţile în reorganizarea şi dezvoltarea acestui tip de serviciu. Inspecția anterioară acesteia a avut loc cu 10 ani înainte.
  • Înaintea inspecţiei SCD a avut loc o întâlnire a preşedintelui şi a secretarului general al Universităţii cu vicepreşedintele Consiliului ştiinţific şi cu preşedintele Consiliului documentării din Universitatea Rouen. [s.n. – interesul instituţiei tutelare faţă de bibliotecă!]. Ulterior, a avut loc şi o reuniune la care inspectoarea evaluatoare s-a întâlnit cu toţi responsabilii (şefi de servicii, departamente, şefi de proiect) din S.C.D. [în vederea unei comunicări eficiente şi a informării personalului despre inspecţia ce se va derula în bibliotecă].

1.   Raportul debutează cu:

  • o prezentare succintă a regiunii geografice în care funcţionează universitatea;
  • indicarea numărului de studenţi care vor intra în “populaţia–ţintă”;
  • precizarea faptului că universitatea a fost evaluată de organismele abilitate [AERES] şi expertizată pentru pregătirea unor noi responsabilităţi şi competenţe lărgite [IGAENR].

Este prezentată şi structura administrativă a universităţii, precum şi activitatea ştiinţifică a acesteia [43 laboratoare; 6 şcoli doctorale; peste 100 de teze de doctorat susţinute anual etc.]

Sunt descrise direcţiile de cercetare din UR (l’Univeristé de Rouen):

  • energie, electronică şi materiale;
  • chimie, biologie, medicină;
  • mediu, dezvoltare durabilă, riscuri naturale şi tehnologice;
  • transport, logistica şi tehnologia informaţiei;
  • ştiinţe umane şi sociale şi ştiinţe terţiare.

Este efectuată şi o analiză, din punctul de vedere al poziţionării geografice, a imobilelor universitare din campus (al clădirilor filialelor), precum şi gradul de ocupare a fiecăreia dintre acestea (procentul populației studențești raportat la suprafaţa utilizată)

Este prezentată procentual repartizarea pe filiale a populaţiei studenţeşti, a profesorilor şi cercetătorilor, precum şi resursele finaciare şi umane ale universităţii [structura bugetului pe capitole; numărul de angajaţi şi procentele alocate din buget pentru salarii, funcţionarea universităţii, investiţii].

2.   Este specificată modalitatea şi cadrul legislativ de înfiinţare a S.C.D. [a avut loc printr-un decret din 1985 referitor la organizarea serviciilor documentare în cadrul învăţământului superior din 1987.]

Este prezentată structura SCD la momentul inspecţiei (6 biblioteci filiale şi bibliotecile asociate).

Se menţionează şi dacă în universitate mai există şi alte structuri documentare care nu sunt incluse în cadrul SCD, nici d.p.d.v. administrativ, nici organizaţional.

3.   Se prezintă repartizarea (dispersia) geografică a bibliotecilor şi se subliniază dificultăţile de gestiune şi costurile pe care le implică administrarea acestora.

Se specifică suprafeţele ocupate de fiecare filială şi numărul locurilor de lectură din cadrul acestora.

Este prezentată fiecare filială cu toate problemele identificate:

  • de la ...starea clădirii (pereţi, pardoseală, iluminat etc.); la o filială se menţionează că interveţiile repetate ale serviciilor tehnice ale universităţii şi ameliorarea ambientului (schimbarea mochetei în sala de lectură) nu au rezolvat problemele de degradare ale clădirii.
  • la... condiţiile de muncă ale bibliotecarilor, dar şi condiţiile de lectură oferite utilizatorilor.
  • A fost analizat şi orarul bibliotecilor care compun SCD, stabilindu-se numărul orelor de deschidere pentru public şi influenţa acestora asupra gradului de satisfacţie a utilizatorilor în special, dar şi faţă de serviciile bibliotecii, în general.
  • O observaţie interesantă legată de orar: prelungirea cu o oră a programului nu a reprezentat decât un confort suplimentar oferit utilizatorilor cărora li s-a permis să lucreze in bibliotecă mai mult timp... dar nu a atras mai mulți utilizatori!
  • A fost analizată şi statistica utilizatorilor: % cititorilor înscrişi, % cititorilor frecvenţă, % cititorilor activi şi s-au înregistrat creşterile şi descreşterile faţă de anii anteriori.
  • S-a analizat inclusiv proporţia în care sunt spaţii de lectură neutilizate şi motivele care au determinat acea constatare.

3.1. Funcţionarea şi mijloacele SCD: O situaţie delicată

3.1.1 Resursele umane (83 de persoane – repartizate pe categorii profesionale A, B, C)

La analiza resurselor umane:

  • s-a făcut o comparaţie faţă de media naţională şi media bibliotecilor de aceeaşi categorie – rezultate extrase din Ancheta statistica generală a bibliotecilor şi serviciilor documentare a insituţiilor de învăţământ superior (ESGBU).
  • s-au calculat câţiva indicatori de performanţă relevanţi referitori la: numărul studenţilor/personalul bibliotecii; numărul cititorilor înscrişi/personalul bibliotecii, numărul cititorilor cercetători/personalul de categorie A şi B din biblioteci...
  • ...pentru a putea stabili unde se situa SCD d.p.d.v. al resurselor umane – necesar de personal – față de media naţională (cu 6 puncte sub medie! SCD Rouen).
  •  solicitarea argumentată a directoarei SCD pentru transformarea unui post – un post de conservator (al unei persoane aflate în concediu de boală prelungită până la intrarea în pensie de vârstă) în inginer informatic – a fost considerată de către inspectoarea evaluatoare ca fiind justificată şi a fost validată de universitate.
  • S-a constat că şefii de secţii/filiale aveau şi responsabilităţi suplimentare faţă de cele menţionate la încadrarea pe post (de pildă, șeful secţiei de Știinţe a fost responsabil de resursele electronice). Inspectoarea a menţionat în evaluare următoarele: Fară a bulversa, într-o manieră radicală, echilibrul existent, se impune o reflecţie asupra unei noi redefiniri a responsabilităţilor între conservatori şi bibliotecari.

3.1.2 Resursele financiare: Surse incomplete sau contradictorii

  • s-a constatat absenţa unei concordanţe a surselor; lipsa unei analize globale a SCD;
  • analiza a vizat bugetul global al SCD pe cheltuieli şi venituri şi ceea ce reprezintă fiecare tip de sursă pe 4 ani înaintea evaluării.
  • s-a constatat că, procentual, cheltuielile documentare au reprezentat în ultimii 3 ani anteriori inspecţiei, între 64% şi 72% din cheltuielile totale, iar acest procent a situat SCD la un nivel comparabil cu bibliotecile din aceeaşi categorie.
  • cheltuielile de achiziţii per student au rămas sub media naţională.

Pe baza acestor analize, inspectorul evaluator a făcut, în această privinţă, câteva propuneri: în contractul pe următorii 4 ani, SCD trebuie să aibă ocazia de a prezenta punctele esenţiale şi necesare funcţionării eficiente, iar universitatea să sprijine acest program.

3.2 Indicatorii de performanţă: Un bilanţ pentru redresare

Prin calcularea indicatorilor de ESGBU la nivel naţional s-a stabilit care este poziţia SCD evaluată între bibliotecile de aceeaşi categorie.

Iată câteva dintre punctele de preocupare:

  • indicatorii referitori la servicii, colecţii şi achiziţii – se situează sub media naţională;
  • numărul de împrumuturi per student înscris la universitate sau per student înscris la SCD este inferior cu 3 puncte faţă de media naţională;
  • achiziţia de 0,38 cărţi per student comparativ cu media naţională de 0,64 situează SCD pe ultima poziţie din categoria sa;
  • în ceea ce priveşte formarea utilizatorilor şi utilizarea materialului documentar, SCD se plasa tot pe ultimul loc între bibliotecile de aceeaşi categorie, ceea ce presupune integrarea formării în cursurile universitare sau formare mai eficientă asigurată de către SCD.

Puncte de satisfacţie:

  • Frecvenţa utilizatorilor SCD este aproape de medie pentru studenţii la nivel licenţă, inferioară mediei la nivel master, dar este peste medie în cazul doctoranzilor.
  • Alţi indicatori pozitivi: o calitate satisfăcătoare a serviciului de împrumut interbibliotecar;
  • O rată corectă a abonamentelor la periodice/student şi o ofertă de locuri de lectură şi posturi informatice pentru public superioară mediei naţionale.

Alte aspecte evaluate:

  • sistemul de gestiune a bibliotecii SIGB
  • politica documentară comună a SCD
  • extinderea programului de deschidere
  • punerea în reţea a bibliotecilor de facultate din cadrul universității.

3.3. Proiectul unei biblioteci centrale unice în campusul universitar – O perspectivă federativă

Analiza situaţiei de fapt şi a proiectului prezentatat în cadrul inspecţiei a determinat inspectoarea să discute cu factorii decizionali despre reluarea proiectului şi susţinerea amendamentelor formulate de noua directoare SCD.

4.   Concluziile raportului de evaluare cuprind câteva idei importante:

  • Bilanţul asupra problemelor SCD relevă o situaţie dificilă, iar acest lucru trebuie să preocupe conducerea universităţii – localuri, mijloace de funcţionare sau organizarea serviciilor. Activitatea de redresare a SCD va necesita un efort continuu şi comun timp de mai mulţi ani.
  • Viitorii ani universitari vor trebui să fie nişte ani strategici, în care punctele principale care trebuie să fie menţionate în planul pe 4 ani al universităţii să cuprindă reorganizarea SCD, modernizarea funcţionării sale şi consolidarea poziţiei sale în universitate.
  • Proiectele universităţii în care SCD va fi inclusă/integrată vor încerca să rezolve cu prioritate – renovarea filialelor, punerea în aplicare a măsurilor de dezvoltare a colecţiilor, a planului de formare a utilizatorilor în vederea utilizării eficiente a mijloacelor documentare, punerea în comun a serviciilor, precum şi structurarea reţelei documentare a universităţii.

5.   Recomandările evaluatorului:

  • raţionalizarea spaţiilor destinate SCD prin comasarea diferintelor filiale;
  • prelungirea orarului cu publicul la filialele în care se justifică acest lucru;
  • promovarea unor instrumente de muncă şi proiecte care să permită o veritabilă cooperare între diferite filiale: plan de dezvoltare a colecţiilor, politici comune de formare a utilizatorilor în cercetarea documentară şi utilizarea resurselor electronice;
  • punerea la punct a unor instrumente de autoevaluare fiabile şi verificabile în plan bugetar;
  • organizarea unei cooperări între SCD şi componentele documentare ale universităţii – de ex., crearea unui catalog colectiv, considerat o primă etapă şi o condiţie sine qua non pentru structurarea unei politici documentare a universităţii.

Din analiza acestui caz de evaluare a unui SCD, putem structura o procedură de inspecţie a unui SCD, respectiv a unei Biblioteci [Centrale] Universitare (în cazul nostru, de pildă):

  • se stabileşte cine, când şi ce anume se evaluează;
  • se comunică cu factorii de decizie în instituţia evaluată;
  • se stabilesc obiectivele inspecţiei;
  • se evaluează punctual fiecare componentă, după acelaşi algoritm;
  • se efectuează comparaţii transversale (pe orizontală şi pe verticală) pentru înregistrarea creşterilor şi descreşterilor;
  • se înregistrează problemele de ordin general şi particular;
  • este redactat raportul de evaluare, sunt formulate concluziile şi recomandările, precum şi anexele necesare;
  • se stabileşte o listă a responsabililor cărora li se va înainta raportul (minister, universitate, bibliotecă ş.a.)

Sperăm că aceste informații să devină utile unui evaluator, ministerului de resort, Comisiei Naționale a Bibliotecilor, care are, printre alte atribuții, și atribuția de a elabora “metodologia2 de organizare a inspecţiei în biblioteci, cu scopul de a stabili nivelul de dezvoltare a bibliotecilor în raport cu strategiile şi standardele naţionale, de a propune soluţii de impulsionare a dezvoltării şi de a sprijini procesul decizional de la nivelul administraţiei centrale şi locale; metodologia se aprobă prin ordin comun al ministrului educaţiei şi cercetării şi al ministrului culturii şi cultelor”, conform art. 62, lit.i) a Legii bibliotecilor nr. 334/2002, actualizată.

______________________________

Autorii își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor şi pentru opiniile exprimate în articolele trimise spre publicare.

1 Membră a Comisiei Naționale a Bibliotecilor (mandat 2020-2023), reprezentând Asociația Bibliotecarilor din România (ABR). E-mail: adriana.szekely[at]bcucluj.ro

2 Comisia Naţională a Bibliotecilor din România a dezbătut deja, ȋn şedinţa din 8 decembrie 2022, proiectul Metodologiei de organizare a inspecţiei de specialitate în biblioteci, metodologie care va fi transmisă celor două ministere – Ministerul Culturii şi Ministerul Educaţiei - ȋn vederea aprobării prin ordin comun.